Geschäftsreisende stehen häufig vor der Herausforderung, Waren wie Werkzeuge, Muster oder Ersatzteile auf internationalen Reisen mitzuführen. Jede grenzüberschreitende Warenbewegung stellt einen Zollvorgang dar und muss entweder elektronisch, mündlich oder durch konkludentes Handeln angemeldet werden. Dabei sind zoll- und exportkontrollrechtliche Aspekte zu beachten, um Verzögerungen, Strafen oder gar Beschlagnahmungen zu vermeiden.
Zollrechtliche Aspekte
Formen der Zollanmeldung
- Elektronische Anmeldung über ATLAS: Bevorzugte Methode für eine zügige Abwicklung und digitale Nachverfolgbarkeit.
- Mündliche Zollanmeldung: In speziellen Fällen möglich, beispielsweise bei beruflicher Ausrüstung, die für eine vorübergehende Tätigkeit im Ausland genutzt wird.
- Konkludentes Handeln: Beispielsweise durch die Nutzung des grünen Ausgangs im Flughafen, jedoch nur in Ausnahmefällen zulässig.
Einfuhr im Bestimmungsland
Während die Zollvorschriften innerhalb der EU harmonisiert sind, unterscheiden sich die Zollvorschriften in Drittländern erheblich. Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften für Zölle, Steuern und möglichen Genehmigungspflichten. Dies kann dazu führen, dass Waren, die innerhalb der EU problemlos transportiert werden können, im Bestimmungsland zusätzlichen Abgaben oder Beschränkungen unterliegen. Eine frühzeitige Abklärung der lokalen Bestimmungen ist daher unerlässlich.
Rückwarenabwicklung
Damit die Waren problemlos wieder eingeführt werden können, sollte bei der Ausfuhr immer ein Ausfuhrnachweis vorgelegt werden können. Die Wiedereinfuhr kann jedoch problematisch sein, insbesondere wenn nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, dass es sich um die ursprünglichen, unveränderten Waren handelt. Ohne entsprechende Dokumentation kann es zur Erhebung von Zöllen oder sogar zur Verweigerung der Wiedereinfuhr kommen.
Zollkontrollen und Verstöße
Verstöße gegen Zollvorschriften können schwerwiegende Folgen haben. So sind den Pressemitteilungen der Hauptzollämter immer wieder Fälle von Steuerhinterziehung und Verstößen gegen Einfuhrbestimmungen zu entnehmen.
Exportkontrolle und Genehmigungspflichten
Ein großes Problem für Geschäftsreisende ist, dass sie oft nicht erkennen können, ob mitgeführte Waren, aber auch Software oder Technologie (z.B. auf Notebooks oder digitalen Speichermedien) genehmigungspflichtig sind. Insbesondere Dual-Use-Güter, aber auch verschlüsselte Software oder technische Dokumentationen können exportkontrollrechtlich relevant sein.
Genehmigungspflichten für Waren und digitale Inhalte
Viele technische Geräte, Software und Dokumentationen können als kontrollierte Güter eingestuft werden. So kann eine einfache Reise mit einem Notebook unter die Exportkontrollvorschriften fallen, wenn sensible Software oder Technologie darauf gespeichert ist.
Fehlende Transparenz für Reisende
Aufgrund der großen Komplexität haben Reisende selbst oft keine Möglichkeit, eigenständig zu bewerten, ob für ihre Waren Genehmigungspflichten bei der Ausfuhr bestehen. Unternehmen müssen daher geeignete Prozesse implementieren, um sicherzustellen, dass die Mitnahme von sensiblen Waren und digitalen Inhalten rechtskonform erfolgt.
Notwendigkeit interner Kontrollmechanismen
Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter schulen und klare Prozesse für die Klassifizierung der beförderten Güter einrichten. Dazu gehören interne Prüfroutinen, Kennzeichnungen und regelmäßige Exportkontrollprüfungen vor jeder Reise. Ebenso wichtig ist es, die eigenen Mitarbeitenden regelmäßig zu sensibilisieren und auf mögliche Risiken vorzubereiten.
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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung