„No-Russia-Klausel" Alles klar? Die neuesten FAQ klären auf!

Das jüngste Update vom 18. Dezember 2024 zur „No-Russia-Klausel“ ist erschienen – und wie immer lohnt sich ein genauer Blick auf die Details. Während manche Neuerungen Erleichterungen bringen, schärfen andere Regelungen die Pflichten der Unternehmen nochmals nach. Für alle, die mit Exporten in Drittstaaten zu tun haben, führt kein Weg daran vorbei, sich intensiv mit den aktualisierten Vorgaben auseinanderzusetzen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Punkte:

Ausnahmen für öffentliche Verträge – aber mit Meldepflicht

Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft öffentliche Verträge mit Behörden in Drittstaaten. Hier können Exporteure aufatmen: Die Pflicht zur Aufnahme der „No-Russia-Klausel“ entfällt, wenn der Vertrag mit einer öffentlichen Stelle oder einer internationalen Organisation abgeschlossen wurde.

Doch das bedeutet nicht, dass man einfach zur Tagesordnung übergehen kann. Eine Meldepflicht bleibt bestehen:

• Für neu abgeschlossene Verträge muss die Meldung innerhalb von zwei Wochen erfolgen.

• Bei bestehenden Verträgen, die vor dem Inkrafttreten der neuen Regelung abgeschlossen wurden, kann die zuständige nationale Behörde eine nachträgliche Meldung verlangen.

Gilt die Ausnahme auch für „halböffentliche“ Unternehmen?

Eine weitere FAQ klärt, dass auch Unternehmen mit öffentlichem Einfluss unter bestimmten Voraussetzungen von der Ausnahme profitieren können. Wenn ein Unternehmen von öffentlichen Stellen finanziert wird, deren Management unter staatlicher Kontrolle steht oder deren Aufsichtsrat überwiegend mit Vertretern öffentlicher Stellen besetzt ist, kann es als „öffentliche Stelle“ im Sinne der Ausnahme gelten.

Das klingt zunächst hilfreich, wirft jedoch neue Fragen auf: Welche Nachweise sind erforderlich? Wer entscheidet, ob ein Unternehmen als „öffentlich“ gilt? Hier bleibt noch Raum für Interpretationen. Unternehmen sollten in jedem Fall genau dokumentieren, warum sie von der Ausnahme ausgehen und gegebenenfalls Rücksprache mit den zuständigen Behörden halten.

Bestehende Verträge – Nachrüsten oder nicht?

Für Unternehmen, die bestehende Verträge nachbessern müssen, gibt es gute Nachrichten: Verträge, die bereits einer individuellen Exportkontrollgenehmigung unterlagen, müssen nicht nachträglich mit der „No-Russia-Klausel“ ergänzt werden.

Das bedeutet weniger Bürokratie für viele Exporteure – allerdings gilt diese Ausnahme nur für spezifische Einzelfälle. Betriebe sollten daher genau prüfen, ob ihre bestehenden Verträge tatsächlich von dieser Regelung profitieren.

Was tun, wenn der Vertragspartner die Klausel verweigert?

Eine besonders praxisrelevante Frage wurde ebenfalls beantwortet: Was passiert, wenn der Vertragspartner die Aufnahme der Klausel verweigert? Gerade bei älteren Verträgen kann es vorkommen, dass der Geschäftspartner kein Interesse daran hat, bestehende Vereinbarungen zu ändern.

Hier eröffnet das Update einen neuen Weg: Wenn alle Bemühungen scheitern, darf der Exporteur in Ausnahmefällen eine einseitige Erklärung an den Geschäftspartner senden, in der er das Verbot der Re-Exporte nach Russland festlegt. Diese Erklärung ersetzt die Klausel im Vertrag, allerdings nur unter folgenden Bedingungen:

• Der Exporteur muss nachweisen können, dass er alles getan hat, um die Klausel zu vereinbaren.
• Es müssen „angemessene Rechtsmittel“ vorgesehen sein, die der Exporteur einseitig anwenden kann, wenn der Geschäftspartner gegen das Verbot verstößt. Dazu gehören z. B. Lieferstopps oder Vertragskündigungen.

Generelle Vertragsklauseln – reicht ein allgemeiner Verweis?

Eine interessante Neuerung betrifft auch die Möglichkeit, eine generelle Klausel zu verwenden, die nicht nur auf Russland, sondern auf sämtliche von EU-Sanktionen betroffene Länder verweist. Das Update bestätigt:
Eine solche Klausel ist zulässig, solange sie alle Anforderungen des Artikels 12g erfüllt. Wichtig bleibt jedoch, dass die Klausel als „wesentlicher Bestandteil“ des Vertrags definiert wird und angemessene Rechtsmittel vorsieht.

Das ist für Exporteure eine sinnvolle Erleichterung, da dadurch nicht für jedes Land eine eigene Klausel formuliert werden muss. Dennoch empfiehlt es sich, den genauen Wortlaut sorgfältig zu prüfen, um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden.

Noch Fragen offen?

Das Update vom 18. Dezember 2024 zeigt einmal mehr, dass der Teufel im Detail steckt. Während einige neue Regelungen die Arbeit erleichtern, bleiben andere kompliziert und fordern ein hohes Maß an Sorgfalt.

Für Unternehmen heißt das:

• Für neu abgeschlossene Verträge muss die Meldung innerhalb von zwei Wochen erfolgen.

• Übergangsfristen und Meldepflichten müssen im Auge behalten werden, um keine Fristen zu verpassen.

• Bei Unsicherheiten über den Status eines Vertragspartners oder den genauen Wortlaut der Klausel empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung mit den Behörden.

Zum Nachlesen

Frequently asked questions concerning the “No re-export to Russia” clause and sanctions adopted following Russia’s military aggression against Ukraine

• FAQ (Stand 18.12.2024) (207.41 KB)

Das FAQ ist aktuell in Englisch verfügbar.

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ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Mit dem Jahreswechsel treten erneut Anpassungen des Warenverzeichnisses für die Außenhandelsstatistik in Kraft. Diese Änderungen sind nicht nur für Unternehmen im internationalen Handel relevant, sondern auch für Zollverantwortliche, die sicherstellen müssen, dass ihre Tarifierungen und die damit verbundenen zoll- und außenwirtschaftsrechtlichen Folgeprozesse korrekt bleiben.

Die offizielle Übersicht der Änderungen finden Sie bereits jetzt auf der Internetseite des Statistischen Bundesamtes: Warenverzeichnis für die Außenhandelsstatistik 2025.

Was ist die Kombinierte Nomenklatur?

Die Kombinierte Nomenklatur (KN) ist ein EU-weit harmonisiertes Warennummernsystem zur Klassifizierung von Waren im internationalen Handel. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Zolltarifs und bildet die Grundlage für die Festlegung von Zollsätzen, statistischen Daten und anderen handelspolitischen Maßnahmen in der Europäischen Union.

Die Kombinierte Nomenklatur baut auf dem Harmonisierten System (HS) der Weltzollorganisation auf, das von vielen Ländern zur systematischen Codierung von Waren verwendet wird.

Aufbau Zolltarifnummer

Die wichtigsten Änderungen im Überblick

1. Anpassungen bei Warengruppen

Einige bestehende Produktgruppen werden neu definiert, um den technischen Entwicklungen in verschiedenen Branchen Rechnung zu tragen. So gibt es beispielsweise neue Unterpositionen für Produkte im Bereich der erneuerbaren Energien und der Elektromobilität.

2. Neue Zolltarifnummern

Spezifische Waren wie Batterien und Solarmodule erhalten erstmals eigene Zolltarifnummern. Damit sollen die Handelsströme in diesen Zukunftsbereichen genauer erfasst werden.

3. Streichungen und Zusammenlegungen

Einige Zolltarifnummern werden gestrichen oder mit anderen zusammengelegt, um die Liste zu straffen und die Anwendung zu vereinfachen. Betroffen sind vor allem Nischenprodukte.

4. Regionales Augenmerk

Für Waren mit Ursprung in bestimmten Regionen wurden neue Regelungen eingeführt, um genaue statistische Erhebungen zu gewährleisten.

Warum die Änderungen für Ihr Unternehmen wichtig sind?

Falsche Tarifierungen können weitreichende Folgen haben, wie z.B. Verzögerungen bei der Zollabfertigung, Nachforderungen oder sogar rechtliche Sanktionen. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den Neuerungen hilft, diese Risiken zu minimieren.

Unsere Veranstaltung: „Änderungen im Zolltarif zum Jahreswechsel“

Um Ihnen den Einstieg in die Neuerungen zu erleichtern, bieten wir Ihnen wie jedes Jahr eine entsprechende Informationsveranstaltung an.

Unsere Experten erläutern die Änderungen praxisnah und geben Ihnen wertvolle Tipps zur Umsetzung. Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz und starten Sie gut vorbereitet ins neue Jahr!

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Die Exportkontrolle ist ein zentraler Pfeiler des internationalen Handels, da sie sicherstellt, dass der Transfer sensibler Güter nicht gegen nationale oder internationale Sicherheitsinteressen verstößt. Für Unternehmen, die in einem globalisierten Markt agieren, kann das derzeitige System jedoch eine erhebliche Belastung darstellen. Eine neue Initiative der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) geht der Frage nach, wie die Exportkontrolle effizienter und unbürokratischer gestaltet werden kann.

Bestandsaufnahme der Herausforderungen

In ihrem jüngsten Ideenpapier analysiert die DIHK die bestehenden Hürden in der Exportkontrolle und fordert Maßnahmen, die sowohl den administrativen Aufwand reduzieren als auch die Sicherheit im internationalen Handel gewährleisten. Als problematisch werden insbesondere die langen Bearbeitungszeiten für Genehmigungen und die Komplexität der Regelungen angesehen. Hier setzt die DIHK mit konkreten Lösungsvorschlägen an, die den Unternehmen helfen können, ihre Compliance-Aufgaben effizienter zu erfüllen.

Wichtige Vorschläge der DIHK

Ein zentraler Punkt der DIHK-Initiative ist die Verbesserung der Transparenz und des Zugangs zu verlässlichen Informationen.

Der Vorschlag, eine öffentliche Datenbank mit den Entscheidungen des BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) einzurichten, könnte den Unternehmen helfen, schneller und zielgerichteter zu handeln. Darüber hinaus fordert die DIHK eine bessere Verzahnung bestehender Instrumente, wie z.B. des Umschlüsselungsverzeichnisses, um den Prozess der Güterklassifizierung zu vereinfachen.

Ein weiterer Vorschlag betrifft die Zusammenarbeit der Behörden: Die DIHK plädiert für eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen Zoll und BAFA, um den Informationsaustausch zu verbessern und die Arbeit der Unternehmen zu erleichtern. Insbesondere die Schulung von Zollbeamten und die Vereinfachung von Antragsverfahren könnten dazu beitragen, dass Unternehmen schneller zu den benötigten Genehmigungen kommen.

Notwendigkeit einer modernen Exportkontrolle

Die DIHK weist darauf hin, dass eine zu komplexe Exportkontrolle den Wirtschaftsstandort Deutschland langfristig schwächen könnte. Damit die Unternehmen flexibel auf sich schnell verändernde Marktbedingungen reagieren können, sind praktikable Lösungen für eine schnelle und sichere Exportabwicklung erforderlich.

Fazit

Das Ideenpapier der DIHK zeigt auf, wie die Exportkontrolle durch gezielte Vereinfachungen und eine stärkere Digitalisierung effizienter und nutzerfreundlicher gestaltet werden kann. Dies könnte nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen stärken, sondern auch die internationale Zusammenarbeit im Bereich der Exportkontrolle optimieren.

Hinweis: Das Ideenpapier zur Vereinfachung der Exportkontrolle wurde von der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) herausgegeben. Weitere Details und das vollständige Dokument finden Sie auf der Website der DIHK.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Wer im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich tätig ist, kennt die Bedeutung der Exportkontrolle: Sie ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein zentraler Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. In diesem Gefüge nimmt der Ausfuhrverantwortliche eine Schlüsselrolle ein - er ist der Garant dafür, dass internationale Geschäfte sicher, regelkonform und nachhaltig abgewickelt werden. Doch was zeichnet diese Position aus und wie kann sie in der Praxis ausgestaltet werden?

Die zentrale Verantwortung des Ausfuhrverantwortlichen

Der Ausfuhrverantwortliche ist nicht nur eine formal benannte Rolle, sondern die treibende Kraft hinter der Export-Compliance eines Unternehmens. Er sorgt für die Einhaltung aller außenwirtschaftsrechtlichen Vorschriften, schafft klare Verantwortlichkeiten und schützt das Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Seine Ernennung ist gesetzlich vorgeschrieben, um Genehmigungsanträge beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) stellen zu können. Hierfür muss eine eindeutige Zuständigkeit in der Unternehmensleitung gewährleistet sein.

Delegation: Der verlängerte Arm des Ausfuhrverantwortlichen

Obwohl der Ausfuhrverantwortliche persönlich für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich ist, muss er nicht alle operativen Aufgaben selbst wahrnehmen. Er kann bestimmte Aufgaben an einen Exportkontrollbeauftragten delegieren, der als sein verlängerter Arm fungiert. Dieser übernimmt beispielsweise die Prüfung von Transaktionen, die Abwicklung von Genehmigungsverfahren oder die Schulung von Mitarbeitern. Häufig übernimmt er sogar den kompletten Aufbau einer Organisationsstruktur zur Handhabung und Umsetzung der exportkontrollrechtlichen Vorschriften.

Aber Achtung: Die rechtliche Verantwortung bleibt immer beim Ausfuhrverantwortlichen. Die Delegation bedeutet nicht, dass er sich seiner Pflichten entledigen kann. Im Gegenteil - er muss sicherstellen, dass die delegierten Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden. Dies erfordert

Sorgfältige Auswahl des Personals: Der Exportkontrollbeauftragte muss fachlich und persönlich geeignet sein.

Regelmäßige Überwachung: Der Ausfuhrverantwortliche bleibt verpflichtet, die Umsetzung der delegierten Aufgaben stichprobenartig zu überprüfen.

Lückenlose Dokumentation: Jede Delegation und die dazugehörigen Überwachungsmaßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um bei Bedarf eine Entlastung nachweisen zu können.

Organisatorische Gestaltungsspielräume

Der Ausfuhrverantwortliche ist nicht nur Kontrollinstanz, sondern auch Gestalter der Export-Compliance. Mit dem Aufbau eines effektiven internen Compliance-Programms (ICP) legt er den Grundstein für ein transparentes und belastbares Kontrollsystem. Dabei stellt er Folgendes sicher:

Klare Verantwortlichkeiten: Jeder im Unternehmen weiß, wer für welchen Bereich zuständig ist.

Effiziente Prozesse: Standardisierte Abläufe ermöglichen eine reibungslose und gesetzeskonforme Exportabwicklung.

Sicherheitsmechanismen: Vom Hinweisgebersystem bis zu internen Audits – die Compliance bleibt kontinuierlich überprüfbar und verbesserbar.

Haftung und Mitverantwortung

Die Position des Ausfuhrverantwortlichen ist mit einer hohen persönlichen Verantwortung verbunden. Er ist nicht automatisch für alle Verstöße im Unternehmen verantwortlich, kann aber haftbar gemacht werden, wenn er seinen Pflichten nicht ausreichend nachkommt. Dazu gehören insbesondere die Überwachung der delegierten Aufgaben, regelmäßige Risikoanalysen und die Sicherstellung, dass die Organisation auf dem neuesten Stand ist.

Eine Entlastung (Exkulpation) ist möglich, wenn er nachweisen kann, dass er alle erforderlichen Maßnahmen getroffen hat, um Verstöße zu verhindern. Dazu gehören unter anderem die sorgfältige Auswahl und Schulung des Personals, die Implementierung eines wirksamen IKP und die Dokumentation der Kontrollen.

Fazit: Verantwortung und Chancen in einer zentralen Rolle

Der Ausfuhrverantwortliche steht im Zentrum der Export-Compliance und verbindet strategisches Denken mit rechtlicher Verantwortung. Die Möglichkeit, Aufgaben an den Exportkontrollbeauftragten zu delegieren, lässt ihm Raum für die Entwicklung langfristiger Compliance-Strategien, ohne den operativen Überblick zu verlieren.

Für alle, die im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich tätig sind, bietet diese Position eine spannende Herausforderung: Sie ist die perfekte Kombination aus Verantwortung, Gestaltungsspielraum und persönlicher Einflussnahme auf die internationale Positionierung eines Unternehmens.

Informationen zum AV vom BAFA

Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen (AV) muss gegenüber dem BAFA förmlich erfolgen. Anforderungen, Formulare und weitere Informationen finden Sie auf der Homepage des BAFA.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Exportkontrolle ist für international tätige Unternehmen eine zentrale Aufgabe, um Sanktionen, Bußgelder und rechtliche Risiken zu vermeiden. Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben kann ein durchdachtes Risikomanagement auch langfristig zur Stabilität und Reputation des Unternehmens beitragen. Das Merkblatt " Firmeninterne Exportkontrolle" des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gibt wertvolle Hinweise, wie Unternehmen ein robustes Kontrollsystem aufbauen und Risiken gezielt managen können. Dabei wird stets darauf hingewiesen, dass das individuelle Interne Kontrollprogramm (ICP) stets verhältnismäßig, angemessen und wirksam sein muss.

Der folgende Beitrag beleuchtet die wichtigsten Schritte und Strategien für eine effektive Exportkontrolle.

1. Risikoidentifikation und -bewertung: Die Grundlage für präventives Handeln

In einem ersten Schritt müssen Unternehmen mögliche Risiken identifizieren. Dazu gehört die Analyse der zu exportierenden Güter, Dienstleistungen und Technologien sowie die Prüfung, ob diese mit sensiblen Ländern oder Organisationen, die Beschränkungen unterliegen, in Verbindung stehen. Besonders kritisch ist das Risiko, versehentlich an sanktionierte Personen oder Institutionen zu liefern. Hier hilft das Sanktionslistenscreening, das Geschäftspartner mit einer aktuelle Datenbank gelisteter Personen und Unternehmen abgleicht, um unzulässige Geschäftsbeziehungen zu vermeiden.

2. Risikobewertung und Kategorisierung

Nach der Identifikation folgt die Bewertung: Wie hoch ist das Risiko und welche Auswirkungen hätte eine Regelverletzung auf das Unternehmen? Für eine fundierte Bewertung kann eine Risikomatrix herangezogen werden, die potenzielle Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß kategorisiert. Ein besonderes Augenmerk sollte auf Exporte in Länder mit hoher politischer Instabilität oder besonderen Sanktionen gelegt werden, da hier die Gefahr von Rechtsverstößen erhöht ist. Aber auch für scheinbar unbedenkliche Länder sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Ein systematisches Risikomanagement ermöglicht es, diesen Risiken gezielt zu begegnen und Ressourcen effizient einzusetzen.

3. Implementierung von Steuerungsmaßnahmen

Auf Basis der Risikobewertung sollten dann spezifische Maßnahmen entwickelt werden, um Verstöße zu verhindern. Dabei ist es wichtig, Prozesse möglichst zu automatisieren und klare Zuständigkeiten zu schaffen, damit alle Beteiligten jederzeit wissen, welche Maßnahmen in welcher Situation greifen. So können beispielsweise für Exporte in Risikogebiete strengere Kontrollen und zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein.

4. Schulungen und Bewusstseinsschaffung

Eine erfolgreiche Exportkontrolle setzt informierte und geschulte Mitarbeiter voraus. Das BAFA empfiehlt regelmäßige Schulungen, die nicht nur Basiswissen vermitteln, sondern auch auf die Bedeutung einer umfassenden Compliance-Kultur eingehen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten wissen, welche Produkte und Technologien restriktiv sind, wie sie mögliche Risiken erkennen und welche Maßnahmen im Ernstfall zu ergreifen sind. Darüber hinaus helfen Schulungen, eine Kultur der Wachsamkeit zu fördern, die dazu beiträgt, potenzielle Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

5. Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Ein wirksames Risikomanagement ist ein dynamischer Prozess. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind notwendig, um auf Veränderungen im regulatorischen Umfeld oder auf neue Erkenntnisse zu reagieren. Das Exportkontrollrecht ändert sich häufig und Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse stets auf dem neuesten Stand sind. Hier empfiehlt das BAFA, regelmäßig Audits durchzuführen und die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung der internen Exportkontrolle zu nutzen. Ein proaktives und flexibles Risikomanagement kann dazu beitragen, dass sich Unternehmen schnell an neue Anforderungen anpassen können.

6. Dokumentation und Nachweisführung

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation aller relevanten Schritte und Entscheidungen. Sollte ein Vorfall eintreten, dient die Dokumentation als Nachweis, dass das Unternehmen angemessene Maßnahmen getroffen hat. Dies kann potenzielle Sanktionen mindern und zeigt gleichzeitig die Compliance-Bemühungen des Unternehmens auf. Im Falle einer Überprüfung durch Aufsichtsbehörden sind vollständige und gut strukturierte Unterlagen von entscheidender Bedeutung.

Fazit: Vermeiden Sie Sanktionen, Bußgelder und rechtliche Risiken

Die Exportkontrolle ist mehr als nur eine rechtliche Pflicht – sie ist ein strategisches Instrument für Unternehmen, um sich abzusichern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Durch ein gezieltes Risikomanagement lassen sich sowohl rechtliche Fallstricke als auch Reputationsrisiken minimieren. Unternehmen, die eine starke Exportkontrollstruktur etablieren, profitieren langfristig nicht nur durch die Reduzierung von Compliance-Risiken, sondern auch durch eine verbesserte Marktposition. Indem Firmen die Richtlinien des BAFA umsetzen und sich aktiv mit neuen Entwicklungen auseinandersetzen, können sie ihre internen Prozesse optimieren und ein stabiles Fundament für internationale Geschäftsbeziehungen schaffen.

Sie benötigen Unterstützung?

Ob Ihre interne Organisation den Anforderungen an ein wirksames internes Kontrollprogramm erfüllt und ob mit den von Ihnen eingeführten Kontrollen und Prozesse überhaupt wirtschaftlich gearbeitet werden kann, finden unsere Berater gemeinsam mit Ihnen in unserer Zoll-Prozessanalyse heraus.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

In einer Welt, in der viele Unternehmen grenzüberschreitend agieren, sind Compliance-Anforderungen entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Eine zentrale Maßnahme, die in diesem Zusammenhang immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist das Sanktionslistenscreening. Doch warum ist dieses Screening so wichtig? Wie sollte es in Unternehmen idealerweise umgesetzt werden? Welche Geschäftspartner sollten gegen welche Listen überprüft werden? Und welche Konsequenzen drohen, wenn Unternehmen darauf verzichten?

Was ist Sanktionslistenscreening?

Beim Sanktionslistenscreening prüfen Unternehmen, ob ihre Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten oder andere Vertragspartner) auf verschiedenen Sanktionslisten aufgeführt sind. Diese Listen werden von Regierungen und supranationalen Organisationen (z.B. der EU oder den Vereinten Nationen) erstellt und enthalten Namen von Personen, Unternehmen und Organisationen, gegen die Handelssanktionen verhängt wurden. Häufig handelt es sich dabei um Akteure, die mit illegalen Aktivitäten wie Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche oder schweren Menschenrechtsverletzungen in Verbindung gebracht werden.

Was bedeutet eine Listung auf einer Sanktionsliste?

Die Aufnahme einer Person oder eines Unternehmens in eine Sanktionsliste hat weitreichende Konsequenzen. Unternehmen dürfen solchen Personen weder direkt noch indirekt wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Konkret bedeutet dies, dass alle Arten von Geschäften oder Transaktionen, die diesen Personen zugute kommen, verboten sind. Dazu gehören insbesondere

• Direktgeschäfte: Es ist verboten, Waren oder Dienstleistungen an sanktionierte Personen oder Unternehmen zu verkaufen oder von ihnen zu beziehen.

• Indirekte Unterstützung: Auch indirekte Unterstützung, z.B. durch Geschäftspartner oder Dritte, ist verboten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine Gelder, Waren oder Dienstleistungen über andere Kanäle an sanktionierte Akteure gelangen.

Warum ist Sanktionslistenscreening so wichtig?

Die Prüfung von Sanktionslisten ist für Unternehmen unerlässlich, um schwerwiegende rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden. Internationale und nationale Sanktionen sollen illegale Aktivitäten wie Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche oder Menschenrechtsverletzungen verhindern. Sobald ein Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu sanktionierten Personen, Unternehmen oder Organisationen aufnimmt, drohen empfindliche Strafen. Neben finanziellen Sanktionen drohen auch strafrechtliche Konsequenzen und ein erheblicher Reputationsverlust. Mit dem Screening schützen Unternehmen sich und ihre Geschäftspartner vor unbeabsichtigten Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften.

Insbesondere für Unternehmen mit zollrechtlichen Bewilligungen, z.B. der vereinfachten Zollanmeldung ("Zugelassener Ausführer"), spielt das Screening zudem eine zentrale Rolle, um die mit der Bewilligung verbundenen Verpflichtungen gegenüber den Bewilligungsbehörden zu erfüllen.

Wie sollte Sanktionslistenscreening in Unternehmen umgesetzt werden

Eine allgemeingültige Lösung für die Durchführung eines Sanktionslistenscreenings gibt es nicht. Dazu ist jedes Unternehmen zu unterschiedlich und muss individuell betrachtet werden. Dazu ist eine detaillierte Risikoanalyse notwendig.

Um das Sanktionslistenscreening effizient und regelkonform durchzuführen, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Einsatz automatisierter Prüfungs-Tools: Manuelle Prüfungen sind unzuverlässig und ineffizient. Unternehmen sollten moderne Softwarelösungen einsetzen, die automatisch und kontinuierlich alle relevanten Sanktionslisten mit den Geschäftspartnerdaten abgleichen. Diese Tools sind in der Lage, regelmäßig aktualisierte Sanktionslisten zu integrieren und bieten eine zuverlässige Prüfung, ohne potenziell risikobehaftete Geschäfte zu übersehen.

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Ein einmaliges Screening reicht nicht aus, da sich Sanktionslisten häufig und kurzfristig ändern. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Geschäftspartner regelmäßig überprüft werden, insbesondere bei langfristigen Partnerschaften. Ein automatisiertes System stellt sicher, dass Änderungen zeitnah erkannt und notwendige Maßnahmen schnell ergriffen werden können.

• Dokumentation der Prozesse: Um bei Audits durch Behörden auf der sicheren Seite zu sein, sollten alle Screening-Ergebnisse und getroffenen Maßnahmen ordnungsgemäß dokumentiert und archiviert werden. Diese Nachweise sind notwendig, um im Falle von Verstößen die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen belegen zu können.

• Mitarbeiterschulungen: Alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind regelmäßig über die Exportkontrollvorschriften und den korrekten Umgang mit dem Sanktionslistenscreening zu schulen. Dies betrifft insbesondere Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf und Exportmanagement. Die Schulungen stellen sicher, dass das Bewusstsein für die Bedeutung des Screenings im gesamten Unternehmen verankert wird.

Was bedeutet "regelmäßige" Überprüfung?

Grundlage für diese Entscheidung sollte eine Analyse der eigenen Geschäftspartnerstrukturen auf Basis der notwendigen Risikoanalyse im Rahmen eines internen Kontrollprogramms sein. Handelt es sich um B2B- oder B2C-Geschäft? Habe ich viele Einmalkunden oder langfristige Partnerschaften mit bekannten Großkonzernen? Wie lange dauert es von der Angebotsabgabe bis zur schlussendlichen Lieferung?

Hier ist es wichtig, dass Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden.

Wie oft überprüfe ich meine Geschäftspartner gegen Sanktionslisten?

• Die zu überprüfenden Sanktionslisten werden regelmäßig aktualisiert, so dass jederzeit weitere Personen aufgenommen werden können. Entsprechend muss in Ihrem Unternehmen entschieden werden, wie oft Geschäftspartner überprüft werden sollen. Muss dies täglich geschehen? Reicht eine monatliche Überprüfung? Ist vielleicht sogar eine Prüfung im jährlichen Turnus ausreichend? Bei Geschäften mit ständig wechselnden Geschäftspartnern empfiehlt es sich, ein Sanktionslistenscreening bei jeder Transaktion durchzuführen. Ist der Kern der Geschäftspartner stabil und handelt es sich z.B. um Großkonzerne, kann die Prüfung ggf. nur in festgelegten Intervallen erfolgen.

Welche Events oder Belege dienen als Trigger für den Start einer erneuten Überprüfung?

• Ob ein Sanktionslistenscreening in der Angebotsphase, der Auftragsbestätigung, bei der Erstellung des Lieferscheins oder Rechnung oder erst kurz vor Auslieferung erfolgen sollte, ist ebenfalls von Unternehmen zu Unternehmen individuell zu bewerten. Hierbei spielt es unter Anderem eine Rolle, wie groß die Zeiträume zwischen Angebot, Auftrag und schlussendlicher Lieferung sind, da sich in der Zwischenzeit Änderungen an den Sanktionslisten ergeben haben könnten. Ebenfalls sollte insbesondere bei kostenintensiven Eigenproduktionen verhindert werden, dass erst bei Auslieferung ein möglicher Sanktionslistentreffer erkannt wird, der eine Auslieferung verhindert.

Konsequenzen bei Verstößen

Unternehmen, die kein effektives Sanktionslistenscreening durchführen, müssen mit massiven Konsequenzen rechnen:

• Hohe Geldstrafen: Die Bußgelder, die bei Verstößen gegen die Sanktionsbestimmungen verhängt werden, können in die Millionen gehen.

• Reputationsschaden: Negative Berichterstattung über Verstöße gegen Sanktionsvorschriften kann den Ruf eines Unternehmens erheblich schädigen und das Vertrauen von Kunden und Investoren zerstören.

• Verlust der ZA-Bewilligung: Für Unternehmen, die als "Zugelassener Ausführer" tätig sind, kann ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten zum Verlust der Bewilligung führen. Dies bedeutet, dass der eigene Exportprozess erheblich behindert wird.

• Strafrechtliche Konsequenzen: Schwerwiegende Verstöße können auch strafrechtliche Konsequenzen bis hin zu Haftstrafen für die verantwortlichen Personen nach sich ziehen.

Fazit

Obwohl die meisten Unternehmen Ihre Geschäftspartner jahrelang screenen, ohne dabei einen echten Treffer zu entdecken, sollte ein Sanktionslistenscreening unbedingt durchgeführt werden.

Gerade in Zeiten, in denen Compliance-Verstöße schwerwiegende Folgen haben können, ist ein funktionierendes Sanktionslistenscreening für Unternehmen ein Muss. Es schützt nicht nur vor hohen Strafen und Reputationsverlust, sondern trägt auch dazu bei, verantwortungsvoll und nachhaltig zu wirtschaften. Durch den Einsatz geeigneter Systeme und die Etablierung klarer Prozesse können Unternehmen mit geringem Aufwand sicherstellen, dass sie jederzeit den Überblick über ihre Geschäftspartner behalten und das Risiko von Sanktionen minimieren.

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Wenn Sie mehr über Themen der Exportkontrolle erfahren möchten, schauen Sie gerne einmal in unser Schulungsprogramm.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

In der heutigen globalisierten Welt stehen international tätige Unternehmen vor einer Vielzahl komplexer Herausforderungen. Eine davon ist die zollrechtliche Präferenzbehandlung von Waren, die durch die Ermittlung des präferenziellen Warenursprungs ermöglicht wird.

Aber lohnt sich der Aufwand wirklich oder ist es eine bürokratische Last, die man getrost ignorieren kann?

Was bedeuten Präferenzen?

Präferenzen sind ein Instrument, das es Unternehmen ermöglicht, von ermäßigten Zollsätzen oder sogar Zollfreiheit zu profitieren, wenn sie nachweisen können, dass ihre Waren bestimmten Ursprungsregeln entsprechen. Diese Regeln sind in Freihandels- und Präferenzabkommen zwischen verschiedenen Staaten oder Staatengruppen festgelegt.

Schon mit WuP online vertraut? Es schadet nie ein Blick auf die offizielle Seite des Zolls zu werfen.

Zollrechtliche Vorteile: Einsparungen, die sich lohnen

Der offensichtlichste Vorteil sind die Zollvergünstigungen, die ein Unternehmen beim Import durch die Präferenzbehandlung seiner Waren erhalten kann. Wenn die Waren die entsprechenden Ursprungsregeln erfüllen, können Unternehmen von deutlich reduzierten Zollsätzen profitieren, in der Regel sogar von einer vollständigen Zollbefreiung. Diese Einsparungen können je nach Warenart, Volumen und Bestimmungsland erheblich sein und somit finanziell von großer Bedeutung sein.

Ein Beispiel: Wenn ein deutsches Unternehmen Waren in ein Drittland exportiert, mit dem die EU ein Präferenzabkommen geschlossen hat, und diese Waren den Ursprungsregeln des Abkommens entsprechen, kann der Kunde im Bestimmungsland die anfallenden Zollkosten erheblich reduzieren. Dies ist besonders in wettbewerbsintensiven Branchen relevant, in denen jeder eingesparte Cent zählt.

Wettbewerbsvorteile: Stärkung der Marktposition

Neben den direkten finanziellen Einsparungen bieten präferenzielle Zollsätze auch strategische Wettbewerbsvorteile. Unternehmen, die in der Lage sind, ihre Produkte präferenzbegünstigt auf den internationalen Märkten anzubieten, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten, die diese Möglichkeit nicht nutzen. Gerade in hart umkämpften Märkten kann dies den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Der Aufwand: Ein nicht zu unterschätzendes Hindernis

Die Ermittlung der Präferenzen ist jedoch kein Selbstläufer. Vor allem bei Eigenfertigungen ist das Ermittlungsverfahren oft komplex und zeitaufwändig. Unter anderem müssen Unternehmen den Ursprung der einzelnen Bestandteile ihrer Produkte durch geeignete Vorpapiere (z.B. Lieferantenerklärungen) detailliert nachweisen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten und eine sorgfältige Dokumentation, um sicherzustellen, dass alle relevanten Ursprungsregeln eingehalten werden.

Darüber hinaus ist es notwendig, sich ständig über Änderungen der Handelsabkommen und Ursprungsregeln sowie der eigenen Lieferketten und Produktionsschritte auf dem Laufenden zu halten. Fehler bei der Präferenzkalkulation können schwerwiegende Folgen bis hin zu Zollnachzahlungen, Bußgeldern und sogar strafrechtlichen Konsequenzen haben. Auch der organisatorische Aufwand ist nicht zu unterschätzen, da in der Regel mehrere Abteilungen eines Unternehmens in den Prozess eingebunden werden müssen.

Fazit: Eine Frage des Einzelfalls

Ob sich der Aufwand einer Präferenzkalkulation lohnt, hängt stark von mehreren Faktoren ab, die von Fall zu Fall unterschiedlich gewichtet werden können. Nachfolgend sind die wichtigsten Aspekte aufgeführt, die bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden sollten:

• Zollsatz und Preise: Je höher der reguläre Zollsatz, desto größer ist das Einsparpotenzial durch die präferenzielle Zollbehandlung. Sind die Zollkosten hoch, können selbst geringe Einsparungen einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität eines Unternehmens haben.

• Komplexität der Produktionsprozesse: Unternehmen mit komplexen Produktionsprozessen und zahlreichen Partnern in der Lieferkette müssen oft einen erheblichen Aufwand betreiben, um die Herkunft jedes einzelnen Bauteils zu dokumentieren. Dieser Aufwand kann die potenziellen Vorteile der Präferenzkalkulation in bestimmten Fällen relativieren, insbesondere wenn die Produktionsprozesse eine große Anzahl von Komponenten aus verschiedenen Ländern umfassen.

• Anzahl der Vormaterialien: Je mehr Vormaterialien in einer Ware verarbeitet werden, desto komplizierter wird die Präferenzkalkulation. Jedes Vormaterial muss geprüft und seine Ursprungseigenschaft nachgewiesen werden. Dies kann den administrativen Aufwand erheblich erhöhen und erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten.

• Beschaffbarkeit von Präferenznachweisen: Ein weiterer kritischer Faktor ist die Verfügbarkeit und Qualität der Präferenznachweise der Lieferanten. Wenn Lieferanten Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Nachweise zu erbringen, kann dies den gesamten Kalkulationsprozess verzögern oder sogar unmöglich machen. Unternehmen, die auf eine Vielzahl von Lieferanten angewiesen sind, müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig und korrekt vorliegen.

Hilfreiche Informationen zu Ihren Waren können Sie über den EZT online erhalten.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass sich der Aufwand für die Präferenzkalkulation in einigen Fällen lohnen kann, während er in anderen Situationen den potenziellen Nutzen übersteigt. Jedes Unternehmen sollte eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren vornehmen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite, um gemeinsam zu ermitteln, ob die Präferenzkalkulation für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und wie Sie diese optimal umsetzen können.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Der Aha-Effekt in Unternehmen: Wenn Abteilungen sich austauschen

In der dynamischen Welt der Geschäftsprozesse ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Beteiligten ein umfassendes Verständnis für die verschiedenen Aspekte der Geschäftstätigkeit entwickeln. Gerade bei komplexen Themen wie dem Zoll ist der bereichsübergreifende Austausch nicht nur immens wichtig, sondern kann auch zu wertvollen Einsichten und einem signifikanten Aha-Effekt führen. Diesen Effekt erleben wir regelmäßig bei unseren Zollprozessanalysen, bei denen wir uns mit Mitarbeitenden aus allen Abteilungen, die mit Zollthemen in Berührung kommen, einen ganzen Tag lang einschließen, um die Prozesse zu erarbeiten. Dabei entsteht plötzlich ein Verständnis für die Perspektiven und Herausforderungen der jeweils anderen Abteilung.

Ein typisches Szenario

Ein herausragendes Beispiel für den Aha-Effekt unserer Zollprozessanalysen ist die plötzliche Erkenntnis der Einkaufsabteilung über die Bedeutung von Lieferantenerklärungen.

Die Einkaufsabteilung ist dafür verantwortlich, Lieferantenerklärungen einzuholen, zu prüfen und zu archivieren. Diese Aufgabe wird oft als Routine- und Verwaltungsarbeit angesehen, die viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Das Einkaufspersonal fragt sich vielleicht, warum diese Dokumente so wichtig sind und warum sie jedes Jahr in großem Umfang gesammelt werden müssen.

Der Aha-Effekt

Im Rahmen einer unserer Zollprozessanalysen, an der Vertreter aller relevanten Abteilungen teilnehmen, werden alle Prozesse rund um den präferenziellen Warenursprung besprochen und erläutert. Dabei wird auch geklärt, welche Informationen z.B. die Zollabteilung für ihre eigenen Präferenzkalkulationen benötigt. Diese Kalkulationen sind notwendig, um auch gegenüber den eigenen Kunden Präferenzerklärungen, z.B. als Ursprungserklärung auf der Rechnung, als Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder als eigene Lieferantenerklärung ausstellen zu können. Die Ausstellung dieser Dokumente ist notwendig, damit z.B. der eigene Kunde im Drittland die Ware zollbegünstigt einführen kann.

Der Einkauf versteht nun, dass seine Arbeit einen direkten Einfluss auf die Effizienz der gesamten Lieferkette und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens hat. Dieses Bewusstsein führt zu einem erhöhten Verantwortungsbewusstsein und einer gesteigerten Motivation, die Aufgaben gewissenhaft und sorgfältig zu erledigen.

Fazit

Der Aha-Effekt dieser intensiven Prozessanalysen hat weitreichende positive Auswirkungen auf die Zusammenarbeit im Unternehmen. Durch abteilungsübergreifenden Austausch:

• Erkennen Mitarbeitende die Komplexität der Aufgaben und Herausforderungen der anderen Abteilungen.

• Entwickeln sie ein besseres Verständnis für die Auswirkungen ihrer eigenen Arbeit auf den Gesamtprozess.

• Fördern sie eine Kultur der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Respekts.

Diese Erkenntnisse tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der unternehmensinternen Abläufe bei. Unternehmen, die solche bereichsübergreifenden Workshops und Analysen regelmäßig durchführen, profitieren von einem harmonischeren und produktiveren Arbeitsumfeld.

Der bereichsübergreifende Austausch, wie wir ihn bei unseren Zollprozessanalysen erleben, ist ein unverzichtbares Instrument, um das Verständnis und die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu fördern. Der daraus resultierende Aha-Effekt trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden ihre Rollen und Verantwortlichkeiten besser verstehen und gemeinsam an der Optimierung der Prozesse arbeiten. Dies führt nicht nur zu effizienteren Abläufen, sondern stärkt auch den Zusammenhalt und die Kommunikation im Unternehmen.

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Ihre zuverlässige Zollagentur - SW Zoll-Beratung GmbH
ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Einblicke in OLAF: Der Hüter des EU-Haushalts

Der Schutz des EU-Haushalts vor Betrug und Missbrauch ist von entscheidender Bedeutung. Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) spielt dabei eine zentrale Rolle. Der OLAF-Bericht 2023 zeigt eindrucksvoll, wie das Amt durch seine Arbeit bedeutende Erfolge erzielt hat. Mit einem umfassenden Ansatz verfolgt OLAF seine Mission: Betrug aufdecken, untersuchen und verhindern.

OLAFs Erfolge in 2023

Dem aktuellen Bericht zufolge hat OLAF mehr als 1,2 Milliarden Euro an betrügerisch verwendeten EU-Geldern aufgedeckt. Davon wurden mehr als 1 Milliarde Euro wieder eingezogen und weitere 209 Millionen Euro vor unrechtmäßiger Verwendung geschützt. Insgesamt hat das OLAF 265 Untersuchungen abgeschlossen und 190 neue Untersuchungen eingeleitet. Darüber hinaus wurden 79 Fälle möglicher Straftaten an die Europäische Staatsanwaltschaft weitergeleitet.

Vielseitige Aufgaben und Zusammenarbeit

OLAF untersucht nicht nur Betrug und Korruption, sondern auch schwerwiegendes Fehlverhalten innerhalb der EU-Institutionen. Bei der Aufdeckung und Bekämpfung komplexer Betrugsmuster arbeitet das Amt eng mit nationalen und internationalen Partnern zusammen. Ein Beispiel für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Aufdeckung von Schmuggel und Fälschungen, wie die Beschlagnahmung von gefälschten Arzneimitteln und illegalen Alkoholika.

Prävention und strategische Initiativen

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit des OLAF ist die Betrugsprävention. Dazu entwickelt das Amt laufend neue Strategien, um sich verändernde Betrugsmuster zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken. Das OLAF unterstützt die Europäische Kommission auch bei der Umsetzung von handelspolitischen Schutzmaßnahmen und Sanktionen, insbesondere im Zusammenhang mit der Unterstützung der Ukraine.

25 Jahre OLAF

Im Jahr 2024 feiert OLAF sein 25-jähriges Bestehen. Seit seiner Gründung im Jahr 1999 hat das Amt Tausende von Untersuchungen durchgeführt und Milliarden von Euro geschützt. Diese langjährige Erfahrung macht OLAF zu einem unverzichtbaren Akteur im europäischen Kampf gegen Betrug.

Meldung von Betrugsverdachtsfällen

Bürger und Institutionen können OLAF anonym und in einer der 24 EU-Amtssprachen einen Betrugsverdacht melden. Diese Meldungen leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Verhütung von Betrug.

Fazit

Der OLAF-Bericht 2023 unterstreicht die wichtige Rolle des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung. Mit der Wiedereinziehung und dem Schutz von EU-Mitteln in Milliardenhöhe trägt OLAF entscheidend zum finanziellen Schutz der EU bei. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung seiner Strategien und die enge Zusammenarbeit mit seinen Partnern bleibt OLAF ein zentraler Akteur im europäischen Betrugsbekämpfungssystem.

Weitere Informationen zu den Aktivitäten und Erfolgen des OLAF finden Sie auf der offiziellen Website des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung