Die Digitalisierung von Dokumenten ist schon längst im Unternehmensalltag angekommen. Viele Unternehmen haben bereits vollständig auf elektronische Aktenführung umgestellt, andere sind auf dem Weg dorthin oder beschäftigen sich mit der Archivierung von Dokumenten. Bei der Archivierung von Zolldokumenten sind Besonderheiten zu beachten, die wir an dieser Stelle aufgreifen möchten, da wir im Rahmen unserer Beratungspraxis häufig mit Fragen hierzu befasst sind.
Geordnete Aufbewahrung – Archivierung nach §147 AO
Die nach europäischem Recht geregelten Ein- und Ausfuhrabgaben (Art. 5 Nr. 20 und 21 UZK) sind Steuern im Sinne der deutschen Abgabenordnung (AO). Die Aufbewahrung von Unterlagen im Zusammenhang mit der Erhebung dieser Abgaben richtet sich daher nach der Ordnungsvorschrift des §147 AO.
§147 Abs. 1 AO legt fest, dass folgende Unterlagen „geordnet“ aufzubewahren sind:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege (Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union)
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Durchführung von Zollformalitäten stehen (Art. 15 Abs. 1 UZK) sowie Unterlagen zur Anmeldung von Waren zu einem Zollverfahren (Art. 163 UZK), unterliegen bestimmten Aufbewahrungspflichten. Diese Pflichten gelten nicht nur für die abgabenrelevanten Einfuhrdokumente, sondern auch für ausfuhrrelevante Unterlagen, da die Ausfuhr ebenfalls ein Zollverfahren im Sinne von Art. 5 Nr. 16 UZK darstellt.
Wird die Ausfuhranmeldung im elektronischen ATLAS-Ausfuhrverfahren übermittelt, ist der Nachweis der Ausfuhr über das von der Ausfuhrzollstelle bereitgestellte PDF-Dokument „Ausgangsvermerk“ erforderlich. Dieses Dokument ist digital zu archivieren, um die ordnungsgemäße Durchführung des Zollverfahrens zu belegen (vgl. Abschnitt 6.6 Abs. 1 Nr. a) Umsatzsteuer-Anwendungserlass).
GoB-konforme digitale Archivierung
Etwas verklauselt legt § 147 Abs. 2 AO im Grundsatz fest, dass die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden können, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten:
- mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden
- während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können
Ausdrücklich ausgenommen von der digitalen Archivierungsmöglichkeit sind neben den Jahresabschlüssen und der Eröffnungsbilanz bestimmte Zollunterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a, nämlich amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise.
Aufbewahrungsfrist
Alle Zolldokumente nach Nr. 4a müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Es ist wichtig, diese Frist im Unternehmen zu kommunizieren und in Verfahrensanweisungen festzulegen, da in Freihandelsabkommen häufig kürzere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind. Die 10-jährige Verjährungsfrist gilt nicht nur für die Präferenznachweise, die zur Inanspruchnahme von Zollvorteilen bei der Einfuhr verwendet wurden (Ursprungserklärungen des Lieferanten und Warenverkehrsbescheinigungen der Zollbehörde im Ausfuhrland), sondern auch für die entsprechenden Dokumente im Fall der Ausfuhr von Ursprungswaren durch das Unternehmen: Kopien der vom Ausführer ausgefertigten Ursprungserklärungen und der jeweiligen Unterlagen zum Nachweis der Ursprungseigenschaft sind ebenfalls 10 Jahre aufzubewahren.
Präferenznachweise und Lieferantenerklärungen
Immer wieder stellt sich die Frage, welche Aufbewahrungsform und -frist für Lieferantenerklärungen gilt. Üblicherweise werden diese als PDF-Dokumente zwischen den Unternehmen ausgetauscht. Bei der Langzeit-Lieferantenerklärung häufig in Formularform bei der Einzel-Lieferantenerklärung als Erklärung auf der Rechnung.
Art. 63 Abs. 3 UZK-DVO gibt die formalen Anforderungen für Lieferantenerklärungen vor:
Lieferantenerklärungen sind vom Lieferanten handschriftlich zu unterzeichnen. Werden sowohl die Lieferantenerklärung als auch die Rechnung elektronisch erstellt, so können sie elektronisch authentisiert werden, oder der Lieferant kann sich gegenüber dem Ausführer oder dem Wirtschaftsbeteiligten schriftlich verpflichten, die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung zu übernehmen, die ihn so ausweist, als ob er sie handschriftlich unterzeichnet hätte.
Elektronisch erstellte Lieferantenerklärungen werden vom Zoll anerkannt, sofern die verantwortliche Person namentlich genannt ist. Auch diese Dokumente müssen zehn Jahre archiviert werden.
Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)
Mit der zunehmenden Digitalisierung ist die E-Rechnung ein zentraler Bestandteil der rechtskonformen Dokumentation geworden. Für Zoll- und Außenhandelsprozesse gilt:
- E-Rechnungen müssen strukturierte Datenformate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) nutzen, die eine maschinelle Auswertung ermöglichen. Ein PDF allein genügt nicht.
- E-Rechnungen, die Zoll- oder steuerlich relevant sind, müssen GoB-konform, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden.
- Audit Trails protokollieren Änderungen, Zugriffe und Weiterleitungen, um die Revisionsfähigkeit zu sichern.
- E-Rechnungen können mit Lieferantenerklärungen und Präferenznachweisen verknüpft werden, wodurch eine durchgängige digitale Dokumentation entsteht.
- Aufbewahrungsfristen entsprechen denen klassischer Zolldokumente: mindestens zehn Jahre, sofern die Rechnungen im Zusammenhang mit Zollvorteilen oder Ausfuhrvorgängen stehen.
- Integration in interne Verfahrensanweisungen und Monitoring-Systeme stellt sicher, dass alle Fristen, Änderungen und Zugriffe nachvollziehbar sind.
Die Implementierung von E-Rechnungen unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Compliance, sondern erhöht auch Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Zoll- und Außenhandelsprozessen.
Exkurs: Gelangensbestätigung
Die Gelangensbestätigung ist ein wesentlicher Nachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen im EU-Binnenmarkt. Sie belegt, dass die Ware tatsächlich beim Empfänger angekommen ist, und ist Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung.
Pflichtangaben
- Name und Anschrift des Abnehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware
- Datum und Ort der Ankunft der Ware
- Ausstellungsdatum und Unterschrift (bei elektronischer Übermittlung unter bestimmten Voraussetzungen entbehrlich)
Alternative Nachweise können Spediteurbescheinigungen, Frachtbriefe oder digitale Lieferbestätigungen sein, sofern sie den Wareneingang eindeutig dokumentieren.
Aufbewahrungsfrist
Gelangensbestätigungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, analog zu den allgemeinen steuerlichen Vorschriften (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Lieferung erfolgte. Die Dokumente müssen GoB-konform, unveränderbar und jederzeit verfügbar archiviert werden. Digitale Speicherung ist zulässig, sofern Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet sind.
BAFA-Genehmigungen
Für genehmigungspflichtige Exporte (z. B. Dual-Use-Güter) greift die Außenwirtschaftsverordnung (AWV), insbesondere §§ 24 und 26:
- § 24 AWV regelt, dass die zuständige Zollstelle die Daten von vom BAFA erteilten Ausfuhrgenehmigungen über das Informationstechnikzentrum Bund abruft. Bescheinigungen, dass keine Genehmigung erforderlich ist, treten an die Stelle der Ausfuhrgenehmigung. Das ITZ Bund leitet Daten wie Wert, Menge, Ausfuhrzeitpunkt, Genehmigungsnummer und Listenposition an das BAFA weiter. Die Daten werden spätestens fünf Jahre nach Ende des Jahres gelöscht, in dem sie übermittelt wurden, soweit keine andere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
- § 26 AWV schreibt detaillierte Aufzeichnungen zu jeder Ausfuhranmeldung vor, darunter: Registriernummer der Ausfuhranmeldung, Annahmedatum, zuständige Zollstelle, Antragsnummer der Genehmigung, Menge oder Wert der Waren sowie Restmengen. Diese Aufzeichnungen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflichten nach AWV greifen parallel zu zoll- und steuerrechtlichen Vorgaben. Digitale Archivierung ist zulässig, sofern die Dokumente revisionssicher, vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar sind.
Die übergeordnete Rechtsgrundlage bildet das Außenwirtschaftsgesetz (AWG), auf dessen Basis das BAFA die Genehmigungspflichten und Kontrollen durchführt.
Digitale Archivierung, Audit Trails und GoB
Die digitale Archivierung von Zolldokumenten muss folgende Kriterien erfüllen:
- Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Daten
- Maschinelle Auswertbarkeit und jederzeitige Lesbarkeit
- Nachvollziehbare Audit Trails für Zugriffe, Änderungen und Übertragungen
- GoB-konforme Ablage und Verknüpfung von Dokumenten (Rechnungen, Zolldokumente, Präferenznachweise, Gelangenheitsbestätigung)
Durch ein strukturiertes Dokumentenmanagement lassen sich Compliance-Risiken minimieren und Prüfungen effizient gestalten.
Fazit
Die effiziente, rechtsichere Aufbewahrung von Zolldokumenten, Lieferantenerklärungen, Präferenznachweisen, E-Rechnungen, Gelangenheitsbestätigungen und BAFA-Genehmigungen ist essenziell für Compliance, Risikominimierung und effiziente Prüfungsprozesse. Digitale Archivierung ist zulässig, muss jedoch den GoB-Grundsätzen, steuerlichen und zollrechtlichen Anforderungen entsprechen. Unternehmen sollten ein internes Kontrollverfahren implementieren, das sämtliche relevanten Dokumente umfasst und regelmäßig geprüft wird.
SW Zoll-Beratung unterstützt dabei, eine revisionssichere, digitale Archivierung zu etablieren und alle Prozesse rechtssicher zu gestalten. Mit unserer Expertise und Flexibilität bieten wir Unternehmen Sicherheit und Stabilität in einem dynamischen internationalen Umfeld.
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Autor: Dominik Wiedmann - Senior Consultant Training & Beratung
