Wenn Unternehmen innerhalb der Europäischen Union Waren versenden oder empfangen, sind sie nicht nur zur ordnungsgemäßen Buchführung und Deklaration bei der Umsatzsteuer verpflichtet – auch die statistische Erfassung dieser Warenbewegungen spielt eine zentrale Rolle. Genau hier kommt Intrastat ins Spiel. Doch was ist das eigentlich genau, wer ist betroffen, und was ist zu melden?
Was ist die Intrastat-Meldung?
Die Intrastat-Meldung dient der statistischen Erfassung des Warenverkehrs zwischen EU-Mitgliedstaaten. Unternehmen, die innergemeinschaftliche Lieferungen versenden oder empfangen, sind gesetzlich verpflichtet, monatlich ihre Warenbewegungen zu melden. Das betrifft sowohl Versendungen als auch Eingänge und hilft dabei, verlässliche Handelsdaten innerhalb der EU zu erfassen.
Wer ist zur Auskunft verpflichtet?
Im Fall von Warenversendungen ist meist derjenige meldepflichtig, der eine innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Umsatzsteuergesetz durchführt. Im umgekehrten Fall, also beim Wareneingang, muss in der Regel derjenige melden, der einen innergemeinschaftlichen Erwerb tätigt. Privatpersonen unterliegen keiner Meldepflicht. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen sowohl die Versendung als auch den Wareneingang im EU-Ausland melden müssen.
Bei sogenannten Reihengeschäften sind vor allem der Versender und der endgültige Empfänger meldepflichtig, nicht jedoch der Zwischenhändler. Meldungen zum Wareneingang können auch bei Importen aus Ländern außerhalb der EU notwendig werden, wenn die zollrechtliche Abfertigung nicht in Deutschland, sondern etwa in den Niederlanden erfolgt (Verfahren 42). Gleiches gilt für Lieferungen an Konsignationslager: Wenn der Zulieferer im Lagerland nicht steuerlich registriert ist (eine Vereinfachungsregel durch die sogenannten Quick Fixes bei der EU-Umsatzsteuer), muss der Empfänger eine Meldung abgeben.
Seit 2022 ist bei Reihen- und Dreiecksgeschäften die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verpflichtend, was in der Praxis manchmal zu Herausforderungen führt. Die Faustregel lautet: Immer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Warenempfängers angeben. Ist diese nicht verfügbar, kann eine Ersatznummer des Rechnungsempfängers verwendet werden.
Für Empfänger ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibt es sogenannte Dummy-Nummern: QN999999999999 für Privatpersonen sowie QV999999999999 für Kleinunternehmer, Behörden oder andere Institutionen.
Die Meldungen sind monatlich abzugeben, getrennt nach Versendungen und Eingängen. Zudem kann jeder Meldepflichtige die Abgabe der Intrastat-Meldung durch einen Beauftragten übernehmen lassen, der allerdings seinen Sitz innerhalb der EU haben muss.
Gibt es eine Bagatellgrenze für Meldungen?
Unternehmen, die in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sind, sind von der Meldepflicht befreit, sofern ihre Warenlieferungen in andere EU-Länder beziehungsweise Eingänge aus EU-Ländern im Vorjahr bestimmte Wertgrenzen nicht überschritten haben. Für Versendungen liegt diese Grenze ab 2025 bei 1 Million Euro, für Eingänge bei 3 Millionen Euro.
Die Meldepflicht betrifft nur diejenige Verkehrsrichtung, bei der die jeweilige Schwelle überschritten wurde. Wird der Wert erst im laufenden Jahr überschritten, beginnt die Meldepflicht ab dem Monat der Überschreitung.
In Deutschland gibt es keine Ausnahmeregelung für Produkte mit geringem Wert (Bagatellgrenze) im Rahmen der Intrastat-Meldungen.
Welche Warenverkehre müssen nicht gemeldet werden?
Bestimmte vorübergehende Warenbewegungen sind für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten von der Meldepflicht ausgenommen, dazu zählen beispielsweise Miet- oder Operate-Leasing-Vorgänge. Auch Reparaturtransporte sowie Berufsausrüstungen sind von der Meldung befreit. Im Gegensatz dazu müssen Lohnveredelungen weiterhin gemeldet werden. Weitere Erleichterungen bei der Meldung ergeben sich durch die Nutzung von Sammelnummern und Zusammenfassungen von Warennummern, die in einem gesonderten Abschnitt des Leitfadens zur Intrahandelsstatistik erläutert werden.
Leitfaden zur Intrahandelsstatistik 2025
Welche Angaben müssen in der Intrastatmeldung enthalten sein?
Unternehmen müssen unter anderem folgende Informationen elektronisch übermitteln:
- Warennummer laut Kombinierter Nomenklatur (8-stellig)
- Menge (in kg oder Stück)
- Warenwert
- Empfangs- oder Versendungsland (je nach Verkehrsrichtung)
- Ursprungsland (bei Versendungen)
- Versandart
- USt-IdNr. des Handelspartners
Welche Meldeformen gibt es?
Deutsche Unternehmen sind verpflichtet, Meldungen grundsätzlich auf elektronischem Weg an das Statistische Bundesamt zu übermitteln. Nur in besonderen Fällen kann nach Antrag eine Ausnahme genehmigt werden. Für die elektronische Übermittlung gibt es verschiedene Verfahren, die jeweils eine separate Registrierung erfordern.
Meldung via IDEV/IDES
Die statistischen Ämter des Bundes und der Länder stellen mit dem Onlineportal IDEV eine Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung statistischer Meldungen bereit. Nutzerinnen und Nutzer können entweder direkt im Webbrowser ein entsprechendes Formular ausfüllen oder alternativ eine Meldedatei offline mit spezieller Software vorbereiten und anschließend hochladen. Für die Erstellung solcher Dateien steht derzeit noch die Software IDES zur Verfügung, die über die Website des Statistischen Bundesamts bezogen werden kann.
Meldung via eSTATSTIK.core
Das Verfahren eSTATISTIK.core unterstützt die automatisierte Extraktion statistischer Rohdaten aus den betrieblichen Daten eines Unternehmens – entweder im XML-basierten Format DatML/RAW oder über den Upload einer CSV-Datei.
Für welche Berichtszeiträume ist die Intrastat-Meldung abzugeben?
Der Berichtszeitraum für die Intrastat-Meldung ist grundsätzlich der Kalendermonat, in dem der tatsächliche innergemeinschaftliche Warenverkehr stattgefunden hat. In bestimmten Fällen kann die Meldung jedoch auch im darauffolgenden Monat erfolgen – nämlich dann, wenn die dazugehörige Rechnung (einschließlich Proforma- oder Teilrechnungen) erst im Folgemonat oder später ausgestellt oder zur Verfügung gestellt wird.
Die Meldung muss spätestens bis zum zehnten Arbeitstag nach Ablauf des betreffenden Monats beim zuständigen statistischen Amt eingereicht werden.
Unterlagen, die zur Erstellung der Meldung verwendet wurden, sowie Kopien der abgegebenen Meldungen sollten für etwaige Rückfragen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Unternehmen, die zur Abgabe verpflichtet sind, erhalten keine automatische Aufforderung. Es liegt in ihrer Verantwortung, im Rahmen ihrer innergemeinschaftlichen Warentransaktionen die fristgerechte und vollständige Abgabe sicherzustellen.
Abgleich der Daten der Umsatzsteuervoranmeldungen mit den Intrastatmeldungen
Zur Sicherstellung der Datenqualität werden regelmäßige Prüfungen durch das statistische Amt durchgeführt. Neben der monatlichen Kontrolle der Eingänge werden die gemeldeten Angaben vierteljährlich mit den Daten aus den Umsatzsteuervoranmeldungen abgeglichen, die von den Finanzbehörden übermittelt werden.
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Autor: Dominik Wiedmann - Senior Consultant Training & Beratung