Bei der Einfuhr von Waren aus Drittländern in die Europäische Union können Unternehmen durch die geschickte Nutzung von Einfuhrkontingenten erhebliche Zollkosten einsparen. Diese Kontingente ermöglichen unter bestimmten Voraussetzungen die zollbegünstigte oder sogar zollfreie Einfuhr bestimmter Waren. Aber: Die Spielregeln sind streng. Wer Kontingente erfolgreich nutzen will, muss schnell, korrekt und gut vorbereitet handeln.

Was sind Einfuhrkontingente?

Einfuhrkontingente begrenzen die zollbegünstigte Einfuhrmenge bestimmter Waren in die Europäische Union. Sobald die festgelegte Menge ausgeschöpft ist, gelten wieder die regulären Drittlandszollsätze.

Die Kontingente basieren entweder auf bilateralen Handelsabkommen oder einseitigen Schutzmaßnahmen der EU und gelten für genau definierte Warennummern, Ursprungsländer und Zeitfenster.

Ein Kontingent kann folgende Vorteile mit sich bringen:

• vollständiger Erlass des Zollsatzes
• reduzierter Drittlandszollsatz

Die Kontingente gelten nicht unbegrenzt. Sie sind:

• zeitlich befristet (z. B. für ein Kalenderjahr oder Quartal),
• oder mengenmäßig limitiert (z. B. 10.000 Tonnen eines bestimmten Produkts).

Zwei Arten von Kontingenten

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Einfuhrkontingenten:

• Automatisch verwaltete Kontingente (Windhundverfahren)

• Lizenzpflichtige Kontingente (Lizenzkontingente)

Das Windhundverfahren: First Come, First Served

Das so genannte Windhundverfahren ist die gängigste Methode zur Verteilung der Einfuhrkontingente. Dabei zählt ausschließlich der Zeitpunkt der elektronischen Zollanmeldung. Wer seine Zollanmeldung zuerst korrekt abgibgt, erhält den Vorrang.

Hier entscheiden oft Sekunden – ein technischer Fehler oder eine fehlerhafte Anmeldung kann zu spürbaren finanziellen Nachteilen führen.

Besonderheit: Gleichzeitige Anmeldungen

Gehen mehrere Anmeldungen gleichzeitig ab(was bei beliebten Kontingenten häufig der Fall ist), wird die verfügbare Menge anteilig auf alle gültigen Anmeldungen aufgeteilt. Auch dies kann dazu führen, dass Unternehmen nicht die gesamte gewünschte Menge zum ermäßigten Zollsatz erhalten.

Lizenzkontingente: Vorab beantragen und sicher einführen

Neben automatisch verwalteten Kontingenten gibt es auch lizenzpflichtige Kontingente. Hier muss vor der eigentlichen Einfuhr eine Einfuhrlizenz beantragt werden. Erst nach Erhalt dieser Lizenz kann die Ware zu den begünstigten Bedingungen eingeführt werden.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Damit ein Einfuhrkontingent in Anspruch genommen werden kann, müssen folgende Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein:

• Die betreffende Warennummer ist kontingentsfähig
• Der Ursprung der Ware entspricht den Anforderungen
• Die zollrechtliche Anmeldung ist korrekt, vollständig und fristgerecht
• Das Kontingent ist zum Zeitpunkt der Anmeldung noch offen
• Bei Lizenzkontingenten: Eine gültige Einfuhrlizenz liegt vor

Häufige Fehler bei der Nutzung von Kontingenten

Trotz der attraktiven Zollerleichterungen kommt es in der Praxis immer wieder zu Fehlern, die die Nutzung eines Kontingents verhindern und damit zu erheblichen Mehrkosten führen können:

• Anmeldung zu spät übermittelt: Beim Windhundverfahren kann bereits eine Sekunde Verzögerung dazu führen, dass die gesamte Kontingentsmenge ausgeschöpft ist.

• Fehlerhafte Angaben in der Zollanmeldung: Fehlerhafte Angaben bei z.B. der Warennummer, dem Ursprungsland oder dem Zollwert führen dazu, dass die Anmeldung als „nicht kontingentsfähig“ gilt – auch wenn sie pünktlich war.

• Fehlende oder falsche Lizenz: Bei Lizenzkontingenten ist eine rechtzeitig beantragte und korrekt ausgestellte Einfuhrlizenz zwingend notwendig. Fehlt diese oder ist sie falsch ausgestellt, wird der Antrag abgelehnt.

• Falsche Annahme über den Kontingentsstatus: Unternehmen verlassen sich oft auf veraltete Informationen oder gehen davon aus, dass das Kontingent noch offen ist. Der tatsächliche Stand kann sich jedoch innerhalb weniger Sekunden ändern.

• Einsatz von Dienstleistern: Werden Zollanmeldungen nicht von Ihnen, sondern von einem zollrechtlichen Vertreter abgegeben, instruieren Sie diesen eindeutig wann und mit welchen Informationen die Zollanmeldung abgegeben werden soll.

Fazit

Einfuhrkontingente - ob automatisch verwaltet oder lizenzpflichtig - bieten Unternehmen die Möglichkeit, erhebliche Einsparungen bei der Importabwicklung zu erzielen. Doch nur wer gut vorbereitet ist und schnell und präzise handelt, kann diese Vorteile voll ausschöpfen.

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ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Die USA beanspruchen für ihre Exportkontrollgesetze eine Extraterritorialität, d.h. dass die einschlägigen Gesetze über die Landesgrenzen der USA hinaus Beachtung finden.

Die US-Regierung erwartet, dass alle betroffenen Unternehmen und Personen diese weltweit beachten.

Die Extraterritorialität ergibt sich aus dem Begriff des Reexports, der auch Lieferungen außerhalb der USA in den Anwendungsbereich der Export Administration Regulations (EAR) erfasst.

Was genau unter einem Reexport im Anwendungsbereich der EAR zu verstehen ist, definiert §734.14 EAR:

§ 734.14 REEXPORT
(1) An actual shipment or transmission of an item subject to the EAR from one foreign country to another foreign country,

Zwar gelten die EAR weltweit für alle Länder, allerdings ist die extraterritoriale Anwendung auf „items subject to the EAR“ beschränkt. 

Die erste Frage die Sie sich stellen müssen ist, bin ich überhaupt von der US- Re Exportkontrolle und den EAR betroffen?

Folgende beispielhafte Sachverhalte können vorliegen, um in den Anwendungsbereich der EAR zu fallen:

• Re-Export von US-Ursprungswaren

• Export von Waren, bei denen Vormaterialien eingesetzt werden, die US-Ursprung besitzen.

• Gesellschaftsrechtliche Verbundenheit mit US-Firmen (Mutter-/Schwestergesellschaft etc.)

• Beteiligte US-Person

US-Produkt?

Die Frage der Zulässigkeit einer Ausfuhr nach US-Recht stellt sich, wenn Waren mit US-Ursprung reexportiert werden sollen.

Darunter fallen nicht nur vollständige US-Waren sondern auch im Ausland hergestellte Waren ab einem bestimmten kontrollierten US-Anteil an Vormaterialien, Technologie oder Software.

Unternehmen müssen somit prüfen, ob die US-Produkte bei einer Lieferung in verbautem (De-minimis-Kalkulation) oder unverbautem Zustand genehmigungspflichtig.

 Ein hergestelltes Produkt wird nur dann zu einem genehmigungspflichtigen US-Produkt, wenn US-Bestandteile in einem Umfang oberhalb der sogenannten De-minimis Schwelle enthalten sind.

Die De-minimis Schwelle für verbaute „kontrollierte“ US-Produkte liegt grundsätzlich bei 25 Prozent. Für bestimmte Bestimmungsländer gibt es jedoch Einschränkungen und niedrigere prozentuale Grenzen. Darüber hinaus gibt es aber auch Güter, für die es keine De-minimis Schwellen gibt.

 US-Waren können auch ausländische Waren sein, die gemäß der Foreign Direct Product Rule ein direktes Produkt von US-Software oder -Technologie sind und in bestimmte Bestimmungsländer geliefert werden.

Achtung: Mittlerweile gibt es neun verschiedene Foreign Direct Product Rules, mit sehr unterschiedlichen Anwendungsbereichen.

ECCN?

Um festzustellen, ob eine US-Ausfuhrgenehmigung erforderlich ist, ist es wichtig zu wissen, ob die Güter, die reexportiert werden sollen, eine spezifische Export Control Classification Number (ECCN) haben.

Waren, die auf der amerikanischen Güterkontrollliste, der sogenannten Commerce Control List (CCL) aufgeführt sind, wird jeweils eine solche aus fünf Zeichen bestehende ECCN zugeordnet.

Wie prüfe ich, ob ich eine Genehmigung benötige?

Hilfestellung bittet hier der Export Control Decision Tree in den EAR.

US-Person?

Jede an einem Drittlandsgeschäft beteiligte US-Person hat sich vollumfänglich an das US-Exportkontrollrecht und auch die darin enthaltenen Regelungen zur Reexportkontrolle zu halten:

Als US-Person gelten:

jeder US-Staatsangehörige

jede nach US-Recht organisierte juristische Person

jede sich in den USA aufhaltende Person

Wohin wird exportiert?

Anders als im europäischen Exportkontrollrecht, nach welchem eine gelistete Ware immer ausfuhrgenehmigungspflichtig ist, macht das US-Exportkontrollrecht die Ausfuhrgenehmigungspflicht abhängig vom Exportland und einem festgelegten Kontrollgrund („reason for control“).

 Für die Bestimmungsziele Kuba, Syrien, Crimea (Krim) und Nordkorea normiert § 746 EAR eine umfassende Genehmigungspflicht für alle US-Produkte nach den EAR. Damit sind im Geschäftsverkehr mit diesen Ländern grundsätzlich auch EAR99 Güter kontrolliert. Bei Geschäften mit dem Iran sind neben den Regelungen der EAR, die Embargoregelungen des OFAC zu beachten. Hieraus ergibt sich ebenfalls eine Genehmigungspflicht für EAR99 Güter.

Wer erhält das Gut?

Für deutsche Unternehmen können sich auch Beschränkungen im Hinblick auf den Empfänger ergeben. Findet sich der Empfänger auf einer der US-Sanktionslisten, folgen hieraus je nach Liste Verbote oder Genehmigungspflichten.

Die USA kennen eine Reihe von Sanktionslisten, die sowohl von ihrer Zielrichtung als auch von der Behördenzuständigkeit ganz unterschiedlich sind. Vor diesem Hintergrund sind hier individuelle Prüfungen vorzunehmen.

Es gibt güterbezogene Sanktionslisten sowie Finanzsanktionslisten. In einem weiteren Schritt ist dann zu prüfen, welche Listen für welche Geschäfte relevant sind. Dies kann nur unter Berücksichtigung der eigenen firmenindividuellen Besonderheiten erfolgen.

Achtung Secondary Sanctions!

Viele weitere Spannende Blog Einträge zum US- (Re) Exportkontrollrecht erwarten Sie in den kommenden Wochen in denen wir tiefer in dieses komplexe Theme eintauchen werden.

Diese können Nicht-US-Personen auferlegt werden, wenn sie sich an Geschäften mit Personen, Organisationen oder Unternehmen beteiligen, die in der SDN-Liste unter einem Sanktionsprogramm mit Bezug zum Iran gelistet sind.

Die Specially Designated Nationals Liste (SDN) setzt sich zusammen aus verschiedenen Sanktionsprogrammen zu denen Finanzsanktionen bestehen. Diese Sanktionsprogramme verfolgen unterschiedliche Ziele und unterscheiden sich sowohl inhaltlich als auch in den Rechtsfolgen.

Sanktionslistensuche

Die Folge einer Listung ist, dass “SDNs assets are blocked and U.S. persons are generally prohibited from dealing with them.” Damit sind güterbezogene Lieferungen grundsätzlich nicht erfasst, es sei denn es besteht eine “Verknüpfung” zu den EAR, welche die güterbezogene Exportkontrolle regeln.

Sollten Sie Fragen haben zögern Sie nicht uns anzusprechen.

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Autor: Dominik Wiedmann - Snr. Consultant Training & Beratung

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat alle Allgemeinen Genehmigungen (AGGen) bis zum 31. März 2026 verlängert. Diese meist jährliche Routinemaßnahme gewährleistet Planungssicherheit und Kontinuität für Exporteure.

Darüber hinaus wurden spezifische Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass Exporte nicht in kritische oder sicherheitsgefährdende Bereiche gelangen. Das Regelwerk wurde insbesondere im Hinblick auf geopolitische Entwicklungen und bestehende Sanktionen präzisiert. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Exporte den aktuellen Bestimmungen entsprechen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Was sind Allgemeine Genehmigungen?

Allgemeine Genehmigungen sind eine besondere Form von Ausfuhrgenehmigungen, die automatisch gelten und nicht einzeln beantragt werden müssen. Sie ermöglichen es Unternehmen, bestimmte Güter ohne zusätzlichen bürokratischen Aufwand in festgelegte Länder zu exportieren, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind. Hierfür ist lediglich eine entsprechende Registrierung im System ELANK-2 des BAFA zur Nutzung der jeweiligen Ausfuhrgenehmigung erforderlich. Häufig sind in den Nebenbestimmungen zusätzliche Meldepflichten verankert. Dennoch führt dies zu einer sofortigen Lieferfähigkeit und erhöht die Planungssicherheit für Exporteure.

Wichtige Änderungen der Allgemeinen Genehmigungen

Sowohl im Bereich der Rüstungsgüter als auch im Bereich der Dual-Use-Güter und der sonstigen Allgemeinen Genehmigungen wurden mit Gültigkeit ab dem 01. April 2025 in vielen bestehenden Genehmigungen inhaltliche Änderungen vorgenommen.

Exporteure, die diese Allgemeinen Genehmigungen nutzen oder zukünftig nutzen wollen, müssen sich daher intensiv mit den geänderten Regelungen auseinandersetzen.

Beschleunigung der Genehmigungsverfahren

Parallel zu diesen Maßnahmen setzt die Bundesregierung auf eine Beschleunigung der Genehmigungsverfahren. Bereits Ende 2024 wurde ein weiteres Maßnahmenpaket vorgestellt, das die Digitalisierung der Exportkontrolle vorantreibt und Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet. Ziel ist es, Unternehmen eine schnellere und reibungslosere Abwicklung ihrer Exportgeschäfte zu ermöglichen.

Empfehlungen für Unternehmen

Für exportierende Unternehmen ist es unerlässlich, sich regelmäßig über Änderungen in der Exportkontrolle zu informieren und die internen Prozesse entsprechend anzupassen. Die aktuellen Anpassungen zeigen, dass die Regierung nicht nur auf regulatorische Herausforderungen reagiert, sondern auch gezielt Entlastungen für die Wirtschaft schafft.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Im internationalen Handel und in der Logistik sind die Frachtkosten ein zentraler Bestandteil der Gesamtkosten einer Warenlieferung. Neben den eigentlichen Transportkosten fallen jedoch eine Vielzahl von Nebenkosten an, die auf Fracht- oder Speditionsrechnungen oft nur abgekürzt oder unter Sammelbegriffen aufgeführt werden. Für Unternehmen, die Waren importieren, stellt sich die Frage, welche dieser Kosten in den Zollwert einzubeziehen sind.

Grundlagen der Zollwertermittlung

Die Zollwertermittlung spielt eine zentrale Rolle bei der Berechnung der Einfuhrabgaben, insbesondere des Zolls und der Einfuhrumsatzsteuer. Nach Art. 71 Abs. 1 Buchst. e) Ziff. i) Unionszollkodex (UZK) sind in den Zollwert einzubeziehen:

• Beförderungskosten
• Versicherungskosten
• sonstige Kosten, die im Zusammenhang mit der Beförderung der Ware bis zum Ort des Verbringens in die Europäische Union entstehen

Der „Ort des Verbringens“ ist oft der erste Ort innerhalb der EU, an dem die Ware eintrifft, z.B. der Ankunftshafen, in dem die Ware entladen wird. Je nach Beförderungsart der Ware kann es abweichende Regelungen geben.

Welche Frachtnebenkosten sind zollwertrelevant?

Nicht alle Nebenkosten sind in den Zollwert einzubeziehen werden. Entscheidend ist, ob die Kosten vor oder nach dem Ort des Verbringens anfallen. Im Folgenden ein paar Beispiele:

Luftfrachtzuschläge

Treibstoffzuschläge (FSC, MYC, ASC)

Sicherheitsgebühren (SSC/SSF, ISS/ISF)

Kapazitätszuschläge

• Diese fallen anteilig in den Zollwert.

• Wenn sie am Abgangsflughafen entstehen, sind sie vollständig zollwertrelevant.

• Diese sind anteilig hinzuzurechnen.

Seefrachtzuschläge

Bunker Adjustment Factor (BAF)

Terminal Handling Charges (THC)

Hafengebühren und Sicherheitszuschläge (ISPS, ECA-Fee)

• Dieser Zuschlag aufgrund schwankender Ölpreise ist zollwertrelevant, sofern er vor dem Ort des Verbringens anfällt.

• Diese sind nur dann relevant, wenn sie am Abgangshafen anfallen.

• Diese müssen dem Zollwert zugerechnet werden, wenn sie vor dem Verbringungsort entstehen.

Besondere Gebühren

Kühl- und Gefahrgutkosten (RFM, IMO, CTS)

Versicherungskosten (INC, CIP)

Hafengebühren und Sicherheitszuschläge (ISPS, ECA-Fee)

• Diese sind zollwertrelevant, da sie die sichere Beförderung beeinflussen.

• Diese müssen einbezogen werden, sofern sie Transportversicherungen betreffen.

• Diese müssen dem Zollwert zugerechnet werden, wenn sie vor dem Verbringungsort entstehen.

Die aufgeführten Punkte geben lediglich einen Einblick in mögliche Kosten. Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, noch stellt sie eine Beratung dar.

Tipps zur korrekten Handhabung der Frachtnebenkosten in der Zollwertermittlung

1. Tipp

Rechnung genau prüfen

• In vielen Speditions- und Frachtrechnungen werden die Kosten nur in Form von Abkürzungen angegeben. Für eine korrekte Zollwertermittlung ist es wichtig, die Bedeutung dieser Abkürzungen zu verstehen und zu prüfen, ob die Kosten vor oder nach dem Ort des Verbringens entstanden sind.

2. Tipp

Nachweise sorgfältig dokumentieren

• Im Falle einer Zollprüfung sollten Unternehmen nachweisen können, welche Kosten in den Zollwert eingeflossen sind und welche nicht. Speditionsrechnungen, Verträge und Abrechnungen sollten daher gut dokumentiert sein.

3. Tipp

Zolltarifliche Bewertung frühzeitig klären

• Unklare oder fehlerhafte Angaben können zu Nachforderungen und Verzögerungen bei der Zollabfertigung führen. Im Zweifelsfall sollten Unternehmen frühzeitig mit der Zollbehörde, dem Spediteur oder einem Zolldienstleister klären, welche Kosten in den Zollwert einzubeziehen sind.

Fazit

Frachtnebenkosten spielen bei der Zollwertermittlung eine wichtige Rolle und können die Höhe der Einfuhrabgaben erheblich beeinflussen. Unternehmen sollten genau prüfen, welche Kosten dem Zollwert hinzuzurechnen sind, um unnötige Nachzahlungen oder Verzögerungen bei der Zollabfertigung zu vermeiden.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Die Welt des Zolls ist im Wandel - und mit ihr die Verfahren, die den internationalen Handel effizienter und reibungsloser machen sollen. Eine der spannendsten Entwicklungen in diesem Bereich ist die zentrale Zollabwicklung Export (CCE) gemäß Art. 179 UZK, die Unternehmen seit Mitte 2024 einen echten Mehrwert bieten kann. Doch was steckt dahinter und welche Vorteile ergeben sich für exportierende Unternehmen?

Gehen wir der Sache auf den Grund!

Was ist die Zentrale Zollabwicklung Ausfuhr (CCE)?

Bisher mussten Unternehmen ihre Ausfuhranmeldungen immer dort abgeben, wo die Waren für den Export physisch verladen wurden. Das bedeutete oft eine Vielzahl von Verfahren in verschiedenen Mitgliedstaaten - ein hoher bürokratischer Aufwand, vor allem, wenn eine Landesgesellschaft oder ein Vertreter vor Ort benötigt wurde!

Mit der zentralen Zollabwicklung wird das jetzt einfacher:

• Unternehmen können ihre gesamte Ausfuhranmeldung zentral in einem EU-Mitgliedstaat abwickeln.

• Gestellungszollstellen, also die Orte, an denen sich die Waren physisch befinden, müssen nicht mehr im selben Land liegen.

• Der gesamte Prozess wird elektronisch über das IT-System ATLAS abgewickelt, was eine effizientere und digitale Kommunikation für alle Beteiligten ermöglicht.

Wer profitiert von CCE?

Insbesondere für international tätige Unternehmen, die ihre Waren aus verschiedenen EU-Staaten exportieren, bringt die neue Regelung erhebliche Vorteile:

• Weniger Bürokratie: Ein einziger Ansprechpartner für alle Zollanmeldungen.

• Kostensenkung: Weniger administrative Hürden bedeuten weniger Zeit- und Geldaufwand.

• Beschleunigte Prozesse: Die elektronische Abwicklung sorgt für eine schnellere Bearbeitung und Freigabe der Waren.

• Möglichkeit der Zentralisierung: In Konzernstrukturen ist es nun deutlich einfacher anstehende Ausfuhrvorgänge zentral an einem Standort abzuwickeln.

Liste der teilnehmenden Mitgliedsstaaten

Voraussetzungen und Umsetzung

Um die Zentrale Zollabwicklung nutzen zu können, müssen Unternehmen über eine Bewilligung als Zugelassener Ausführer (AEO) oder eine vergleichbare Zollvereinfachung verfügen. Zusätzlich müssen sich die beteiligten Zollstellen elektronisch vernetzen – und genau hier kommt die technische Komponente als Knackpunkt ins Spiel. Denn noch ist eine Umsetzung nicht in jedem EU-Staat möglich.

Neuste ATLAS-Teilnehmerinfo: Dänemark macht mit!

Die Umsetzung der Zentralen Zollabwicklung schreitet weiter voran. Ab dem 05.03.2025 erfüllt Dänemark die technischen Voraussetzungen für die Abwicklung des Verfahrens CCE und kann somit offiziell am elektronischen Nachrichtenaustausch zwischen der Ausfuhr- und Gestellungszollstelle teilnehmen.

Derzeit gibt es leider keine offizielle, vollständige Liste der EU-Mitgliedstaaten, die bereits technisch am Verfahren der Zentralen Zollabwicklung Ausfuhr (CCE) teilnehmen können.

Für detaillierte Informationen zur Verfügbarkeit der Zentralen Zollabwicklung in bestimmten Mitgliedstaaten empfiehlt es sich, die jeweiligen nationalen Zollbehörden zu konsultieren.

Für weitere Informationen und detaillierte Anleitungen steht der aktualisierte Leitfaden zur Intrahandelsstatistik 2025 zur Verfügung. Dieser bietet umfassende Hilfestellungen und kann auf der Internetseite des Statistischen Bundesamtes heruntergeladen werden.

Download Leitfaden

• Leitfaden zur Intrahandelsstatistik 2025 (2,27 MB)

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Die EU hat am 22. Januar 2025 eine neue Feuerwaffenverordnung verabschiedet.

Mit der Verordnung (EU) 2025/41 wird die bisherige Regelung grundlegend überarbeitet und modernisiert. Ziel ist es, die Kontrolle von Feuerwaffen mit Hilfe von Kennzeichnungspflichten europaweit effizienter und transparenter zu gestalten, um zu jedem Zeitpunkt eine Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Die wichtigsten Änderungen und deren Hintergründe haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Gründe für die Neufassung

Die bisherige Verordnung (EU) Nr. 258/2012 hatte Schwächen bei der Harmonisierung der Vorschriften für die Ein- und Ausfuhr von Feuerwaffen. Unterschiedliche Anforderungen in den Mitgliedstaaten führten zu rechtlichen Grauzonen und ineffizienten Verfahren. Die neue Verordnung soll diese Lücken schließen und sowohl die Sicherheitsstandards als auch den fairen Wettbewerb in der EU stärken.

Was ist neu?

Die Verordnung (EU) 2025/41 bringt zahlreiche Neuerungen, die sich auf den gesamten Lebenszyklus von Feuerwaffen auswirken:

• Umfassendere Regelung: Die Verordnung erfasst nun auch die Ein- und Durchfuhr von halbfertigen Feuerwaffen, halbfertigen wesentlichen Teilen sowie Schalldämpfern, Signal- und Schreckschusswaffen.

• Erweiterter Geltungsbereich: Erstmals werden bestimmte Kriegsschusswaffen unter bestimmten Voraussetzungen in die Kriegswaffenliste aufgenommen.

• Harmonisierung der Genehmigungen: Harmonisierung der Genehmigungen: Doppelregelungen zwischen EU- und nationalem Recht werden beseitigt. Stattdessen bestimmt der Verwendungszweck (zivil oder staatlich) das anwendbare Recht. Zivile Transaktionen fallen unter die EU-Feuerwaffenverordnung, staatliche Transaktionen unter das nationale Außenwirtschaftsrecht.

• Neues Lizenzierungssystem: Ein elektronisches Lizenzierungssystem (ELS) wird eingeführt, das nationale Systeme wie das des BAFA vernetzt und vereinheitlicht.

• Erleichterte Verfahren: Für nicht kontrollsensitive Fälle gibt es Befreiungen und einfachere Genehmigungsprozesse.

Übergangsfrist bis 2029

Die meisten Bestimmungen treten erst am 12. Februar 2029 in Kraft. Diese Übergangsfrist gibt den Mitgliedstaaten Zeit, ihre Systeme anzupassen. Bis dahin gelten die bisherigen Verfahren weiter. Unternehmen sollten diese Zeit nutzen, um ihre internen Prozesse und Dokumentationen auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Warum Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit so wichtig sind

Die neuen Kennzeichnungspflichten sollen sicherstellen, dass Schusswaffen und ihre Bestandteile jederzeit rückverfolgbar sind. Dies dient nicht nur der Kriminalitätsbekämpfung, sondern auch der Verhinderung illegaler Waffenexporte. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass alle relevanten Informationen wie Seriennummern und Herstellungsdetails korrekt dokumentiert werden.

Zum Nachlesen

Diese Informationen wurden am 22.01.2025 in einem Sondernewsletter des BAFA veröffentlicht.

Bleiben Sie informiert: BAFA-Newsletter

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) bietet einen kostenlosen Newsletter an, der Sie regelmäßig mit aktuellen Informationen aus verschiedenen Themenbereichen versorgt. Ob Förderprogramme, Energiemanagement oder Außenwirtschaft – bleiben Sie stets informiert über Neuigkeiten und wichtige Entwicklungen.

• Wirtschaft
• Energie
• Bundesamt
• Außenwirtschaft
• Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzt

Bei Interesse melden Sie sich ganz einfach unter BAFA-Service an.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

„No-Russia-Klausel" Alles klar? Die neuesten FAQ klären auf!

Das jüngste Update vom 18. Dezember 2024 zur „No-Russia-Klausel“ ist erschienen – und wie immer lohnt sich ein genauer Blick auf die Details. Während manche Neuerungen Erleichterungen bringen, schärfen andere Regelungen die Pflichten der Unternehmen nochmals nach. Für alle, die mit Exporten in Drittstaaten zu tun haben, führt kein Weg daran vorbei, sich intensiv mit den aktualisierten Vorgaben auseinanderzusetzen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Punkte:

Ausnahmen für öffentliche Verträge – aber mit Meldepflicht

Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft öffentliche Verträge mit Behörden in Drittstaaten. Hier können Exporteure aufatmen: Die Pflicht zur Aufnahme der „No-Russia-Klausel“ entfällt, wenn der Vertrag mit einer öffentlichen Stelle oder einer internationalen Organisation abgeschlossen wurde.

Doch das bedeutet nicht, dass man einfach zur Tagesordnung übergehen kann. Eine Meldepflicht bleibt bestehen:

• Für neu abgeschlossene Verträge muss die Meldung innerhalb von zwei Wochen erfolgen.

• Bei bestehenden Verträgen, die vor dem Inkrafttreten der neuen Regelung abgeschlossen wurden, kann die zuständige nationale Behörde eine nachträgliche Meldung verlangen.

Gilt die Ausnahme auch für „halböffentliche“ Unternehmen?

Eine weitere FAQ klärt, dass auch Unternehmen mit öffentlichem Einfluss unter bestimmten Voraussetzungen von der Ausnahme profitieren können. Wenn ein Unternehmen von öffentlichen Stellen finanziert wird, deren Management unter staatlicher Kontrolle steht oder deren Aufsichtsrat überwiegend mit Vertretern öffentlicher Stellen besetzt ist, kann es als „öffentliche Stelle“ im Sinne der Ausnahme gelten.

Das klingt zunächst hilfreich, wirft jedoch neue Fragen auf: Welche Nachweise sind erforderlich? Wer entscheidet, ob ein Unternehmen als „öffentlich“ gilt? Hier bleibt noch Raum für Interpretationen. Unternehmen sollten in jedem Fall genau dokumentieren, warum sie von der Ausnahme ausgehen und gegebenenfalls Rücksprache mit den zuständigen Behörden halten.

Bestehende Verträge – Nachrüsten oder nicht?

Für Unternehmen, die bestehende Verträge nachbessern müssen, gibt es gute Nachrichten: Verträge, die bereits einer individuellen Exportkontrollgenehmigung unterlagen, müssen nicht nachträglich mit der „No-Russia-Klausel“ ergänzt werden.

Das bedeutet weniger Bürokratie für viele Exporteure – allerdings gilt diese Ausnahme nur für spezifische Einzelfälle. Betriebe sollten daher genau prüfen, ob ihre bestehenden Verträge tatsächlich von dieser Regelung profitieren.

Was tun, wenn der Vertragspartner die Klausel verweigert?

Eine besonders praxisrelevante Frage wurde ebenfalls beantwortet: Was passiert, wenn der Vertragspartner die Aufnahme der Klausel verweigert? Gerade bei älteren Verträgen kann es vorkommen, dass der Geschäftspartner kein Interesse daran hat, bestehende Vereinbarungen zu ändern.

Hier eröffnet das Update einen neuen Weg: Wenn alle Bemühungen scheitern, darf der Exporteur in Ausnahmefällen eine einseitige Erklärung an den Geschäftspartner senden, in der er das Verbot der Re-Exporte nach Russland festlegt. Diese Erklärung ersetzt die Klausel im Vertrag, allerdings nur unter folgenden Bedingungen:

• Der Exporteur muss nachweisen können, dass er alles getan hat, um die Klausel zu vereinbaren.
• Es müssen „angemessene Rechtsmittel“ vorgesehen sein, die der Exporteur einseitig anwenden kann, wenn der Geschäftspartner gegen das Verbot verstößt. Dazu gehören z. B. Lieferstopps oder Vertragskündigungen.

Generelle Vertragsklauseln – reicht ein allgemeiner Verweis?

Eine interessante Neuerung betrifft auch die Möglichkeit, eine generelle Klausel zu verwenden, die nicht nur auf Russland, sondern auf sämtliche von EU-Sanktionen betroffene Länder verweist. Das Update bestätigt:
Eine solche Klausel ist zulässig, solange sie alle Anforderungen des Artikels 12g erfüllt. Wichtig bleibt jedoch, dass die Klausel als „wesentlicher Bestandteil“ des Vertrags definiert wird und angemessene Rechtsmittel vorsieht.

Das ist für Exporteure eine sinnvolle Erleichterung, da dadurch nicht für jedes Land eine eigene Klausel formuliert werden muss. Dennoch empfiehlt es sich, den genauen Wortlaut sorgfältig zu prüfen, um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden.

Noch Fragen offen?

Das Update vom 18. Dezember 2024 zeigt einmal mehr, dass der Teufel im Detail steckt. Während einige neue Regelungen die Arbeit erleichtern, bleiben andere kompliziert und fordern ein hohes Maß an Sorgfalt.

Für Unternehmen heißt das:

• Für neu abgeschlossene Verträge muss die Meldung innerhalb von zwei Wochen erfolgen.

• Übergangsfristen und Meldepflichten müssen im Auge behalten werden, um keine Fristen zu verpassen.

• Bei Unsicherheiten über den Status eines Vertragspartners oder den genauen Wortlaut der Klausel empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung mit den Behörden.

Zum Nachlesen

Frequently asked questions concerning the “No re-export to Russia” clause and sanctions adopted following Russia’s military aggression against Ukraine

• FAQ (Stand 18.12.2024) (207,41 KB)

Das FAQ ist aktuell in Englisch verfügbar.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Mit dem Jahreswechsel treten erneut Anpassungen des Warenverzeichnisses für die Außenhandelsstatistik in Kraft. Diese Änderungen sind nicht nur für Unternehmen im internationalen Handel relevant, sondern auch für Zollverantwortliche, die sicherstellen müssen, dass ihre Tarifierungen und die damit verbundenen zoll- und außenwirtschaftsrechtlichen Folgeprozesse korrekt bleiben.

Die offizielle Übersicht der Änderungen finden Sie bereits jetzt auf der Internetseite des Statistischen Bundesamtes: Warenverzeichnis für die Außenhandelsstatistik 2025.

Was ist die Kombinierte Nomenklatur?

Die Kombinierte Nomenklatur (KN) ist ein EU-weit harmonisiertes Warennummernsystem zur Klassifizierung von Waren im internationalen Handel. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Zolltarifs und bildet die Grundlage für die Festlegung von Zollsätzen, statistischen Daten und anderen handelspolitischen Maßnahmen in der Europäischen Union.

Die Kombinierte Nomenklatur baut auf dem Harmonisierten System (HS) der Weltzollorganisation auf, das von vielen Ländern zur systematischen Codierung von Waren verwendet wird.

Aufbau Zolltarifnummer

Die wichtigsten Änderungen im Überblick

1. Anpassungen bei Warengruppen

Einige bestehende Produktgruppen werden neu definiert, um den technischen Entwicklungen in verschiedenen Branchen Rechnung zu tragen. So gibt es beispielsweise neue Unterpositionen für Produkte im Bereich der erneuerbaren Energien und der Elektromobilität.

2. Neue Zolltarifnummern

Spezifische Waren wie Batterien und Solarmodule erhalten erstmals eigene Zolltarifnummern. Damit sollen die Handelsströme in diesen Zukunftsbereichen genauer erfasst werden.

3. Streichungen und Zusammenlegungen

Einige Zolltarifnummern werden gestrichen oder mit anderen zusammengelegt, um die Liste zu straffen und die Anwendung zu vereinfachen. Betroffen sind vor allem Nischenprodukte.

4. Regionales Augenmerk

Für Waren mit Ursprung in bestimmten Regionen wurden neue Regelungen eingeführt, um genaue statistische Erhebungen zu gewährleisten.

Warum die Änderungen für Ihr Unternehmen wichtig sind?

Falsche Tarifierungen können weitreichende Folgen haben, wie z.B. Verzögerungen bei der Zollabfertigung, Nachforderungen oder sogar rechtliche Sanktionen. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den Neuerungen hilft, diese Risiken zu minimieren.

Unsere Veranstaltung: „Änderungen im Zolltarif zum Jahreswechsel“

Um Ihnen den Einstieg in die Neuerungen zu erleichtern, bieten wir Ihnen wie jedes Jahr eine entsprechende Informationsveranstaltung an.

Unsere Experten erläutern die Änderungen praxisnah und geben Ihnen wertvolle Tipps zur Umsetzung. Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz und starten Sie gut vorbereitet ins neue Jahr!

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Die Exportkontrolle ist ein zentraler Pfeiler des internationalen Handels, da sie sicherstellt, dass der Transfer sensibler Güter nicht gegen nationale oder internationale Sicherheitsinteressen verstößt. Für Unternehmen, die in einem globalisierten Markt agieren, kann das derzeitige System jedoch eine erhebliche Belastung darstellen. Eine neue Initiative der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) geht der Frage nach, wie die Exportkontrolle effizienter und unbürokratischer gestaltet werden kann.

Bestandsaufnahme der Herausforderungen

In ihrem jüngsten Ideenpapier analysiert die DIHK die bestehenden Hürden in der Exportkontrolle und fordert Maßnahmen, die sowohl den administrativen Aufwand reduzieren als auch die Sicherheit im internationalen Handel gewährleisten. Als problematisch werden insbesondere die langen Bearbeitungszeiten für Genehmigungen und die Komplexität der Regelungen angesehen. Hier setzt die DIHK mit konkreten Lösungsvorschlägen an, die den Unternehmen helfen können, ihre Compliance-Aufgaben effizienter zu erfüllen.

Wichtige Vorschläge der DIHK

Ein zentraler Punkt der DIHK-Initiative ist die Verbesserung der Transparenz und des Zugangs zu verlässlichen Informationen.

Der Vorschlag, eine öffentliche Datenbank mit den Entscheidungen des BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) einzurichten, könnte den Unternehmen helfen, schneller und zielgerichteter zu handeln. Darüber hinaus fordert die DIHK eine bessere Verzahnung bestehender Instrumente, wie z.B. des Umschlüsselungsverzeichnisses, um den Prozess der Güterklassifizierung zu vereinfachen.

Ein weiterer Vorschlag betrifft die Zusammenarbeit der Behörden: Die DIHK plädiert für eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen Zoll und BAFA, um den Informationsaustausch zu verbessern und die Arbeit der Unternehmen zu erleichtern. Insbesondere die Schulung von Zollbeamten und die Vereinfachung von Antragsverfahren könnten dazu beitragen, dass Unternehmen schneller zu den benötigten Genehmigungen kommen.

Notwendigkeit einer modernen Exportkontrolle

Die DIHK weist darauf hin, dass eine zu komplexe Exportkontrolle den Wirtschaftsstandort Deutschland langfristig schwächen könnte. Damit die Unternehmen flexibel auf sich schnell verändernde Marktbedingungen reagieren können, sind praktikable Lösungen für eine schnelle und sichere Exportabwicklung erforderlich.

Fazit

Das Ideenpapier der DIHK zeigt auf, wie die Exportkontrolle durch gezielte Vereinfachungen und eine stärkere Digitalisierung effizienter und nutzerfreundlicher gestaltet werden kann. Dies könnte nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen stärken, sondern auch die internationale Zusammenarbeit im Bereich der Exportkontrolle optimieren.

Hinweis: Das Ideenpapier zur Vereinfachung der Exportkontrolle wurde von der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) herausgegeben. Weitere Details und das vollständige Dokument finden Sie auf der Website der DIHK.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Wer im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich tätig ist, kennt die Bedeutung der Exportkontrolle: Sie ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein zentraler Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. In diesem Gefüge nimmt der Ausfuhrverantwortliche eine Schlüsselrolle ein - er ist der Garant dafür, dass internationale Geschäfte sicher, regelkonform und nachhaltig abgewickelt werden. Doch was zeichnet diese Position aus und wie kann sie in der Praxis ausgestaltet werden?

Die zentrale Verantwortung des Ausfuhrverantwortlichen

Der Ausfuhrverantwortliche ist nicht nur eine formal benannte Rolle, sondern die treibende Kraft hinter der Export-Compliance eines Unternehmens. Er sorgt für die Einhaltung aller außenwirtschaftsrechtlichen Vorschriften, schafft klare Verantwortlichkeiten und schützt das Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Seine Ernennung ist gesetzlich vorgeschrieben, um Genehmigungsanträge beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) stellen zu können. Hierfür muss eine eindeutige Zuständigkeit in der Unternehmensleitung gewährleistet sein.

Delegation: Der verlängerte Arm des Ausfuhrverantwortlichen

Obwohl der Ausfuhrverantwortliche persönlich für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich ist, muss er nicht alle operativen Aufgaben selbst wahrnehmen. Er kann bestimmte Aufgaben an einen Exportkontrollbeauftragten delegieren, der als sein verlängerter Arm fungiert. Dieser übernimmt beispielsweise die Prüfung von Transaktionen, die Abwicklung von Genehmigungsverfahren oder die Schulung von Mitarbeitern. Häufig übernimmt er sogar den kompletten Aufbau einer Organisationsstruktur zur Handhabung und Umsetzung der exportkontrollrechtlichen Vorschriften.

Aber Achtung: Die rechtliche Verantwortung bleibt immer beim Ausfuhrverantwortlichen. Die Delegation bedeutet nicht, dass er sich seiner Pflichten entledigen kann. Im Gegenteil - er muss sicherstellen, dass die delegierten Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden. Dies erfordert

Sorgfältige Auswahl des Personals: Der Exportkontrollbeauftragte muss fachlich und persönlich geeignet sein.

Regelmäßige Überwachung: Der Ausfuhrverantwortliche bleibt verpflichtet, die Umsetzung der delegierten Aufgaben stichprobenartig zu überprüfen.

Lückenlose Dokumentation: Jede Delegation und die dazugehörigen Überwachungsmaßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um bei Bedarf eine Entlastung nachweisen zu können.

Organisatorische Gestaltungsspielräume

Der Ausfuhrverantwortliche ist nicht nur Kontrollinstanz, sondern auch Gestalter der Export-Compliance. Mit dem Aufbau eines effektiven internen Compliance-Programms (ICP) legt er den Grundstein für ein transparentes und belastbares Kontrollsystem. Dabei stellt er Folgendes sicher:

Klare Verantwortlichkeiten: Jeder im Unternehmen weiß, wer für welchen Bereich zuständig ist.

Effiziente Prozesse: Standardisierte Abläufe ermöglichen eine reibungslose und gesetzeskonforme Exportabwicklung.

Sicherheitsmechanismen: Vom Hinweisgebersystem bis zu internen Audits – die Compliance bleibt kontinuierlich überprüfbar und verbesserbar.

Haftung und Mitverantwortung

Die Position des Ausfuhrverantwortlichen ist mit einer hohen persönlichen Verantwortung verbunden. Er ist nicht automatisch für alle Verstöße im Unternehmen verantwortlich, kann aber haftbar gemacht werden, wenn er seinen Pflichten nicht ausreichend nachkommt. Dazu gehören insbesondere die Überwachung der delegierten Aufgaben, regelmäßige Risikoanalysen und die Sicherstellung, dass die Organisation auf dem neuesten Stand ist.

Eine Entlastung (Exkulpation) ist möglich, wenn er nachweisen kann, dass er alle erforderlichen Maßnahmen getroffen hat, um Verstöße zu verhindern. Dazu gehören unter anderem die sorgfältige Auswahl und Schulung des Personals, die Implementierung eines wirksamen IKP und die Dokumentation der Kontrollen.

Fazit: Verantwortung und Chancen in einer zentralen Rolle

Der Ausfuhrverantwortliche steht im Zentrum der Export-Compliance und verbindet strategisches Denken mit rechtlicher Verantwortung. Die Möglichkeit, Aufgaben an den Exportkontrollbeauftragten zu delegieren, lässt ihm Raum für die Entwicklung langfristiger Compliance-Strategien, ohne den operativen Überblick zu verlieren.

Für alle, die im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich tätig sind, bietet diese Position eine spannende Herausforderung: Sie ist die perfekte Kombination aus Verantwortung, Gestaltungsspielraum und persönlicher Einflussnahme auf die internationale Positionierung eines Unternehmens.

Informationen zum AV vom BAFA

Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen (AV) muss gegenüber dem BAFA förmlich erfolgen. Anforderungen, Formulare und weitere Informationen finden Sie auf der Homepage des BAFA.

Ihre zuverlässige Zollagentur - SW Zoll-Beratung GmbH
ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Exportkontrolle ist für international tätige Unternehmen eine zentrale Aufgabe, um Sanktionen, Bußgelder und rechtliche Risiken zu vermeiden. Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben kann ein durchdachtes Risikomanagement auch langfristig zur Stabilität und Reputation des Unternehmens beitragen. Das Merkblatt " Firmeninterne Exportkontrolle" des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) gibt wertvolle Hinweise, wie Unternehmen ein robustes Kontrollsystem aufbauen und Risiken gezielt managen können. Dabei wird stets darauf hingewiesen, dass das individuelle Interne Kontrollprogramm (ICP) stets verhältnismäßig, angemessen und wirksam sein muss.

Der folgende Beitrag beleuchtet die wichtigsten Schritte und Strategien für eine effektive Exportkontrolle.

1. Risikoidentifikation und -bewertung: Die Grundlage für präventives Handeln

In einem ersten Schritt müssen Unternehmen mögliche Risiken identifizieren. Dazu gehört die Analyse der zu exportierenden Güter, Dienstleistungen und Technologien sowie die Prüfung, ob diese mit sensiblen Ländern oder Organisationen, die Beschränkungen unterliegen, in Verbindung stehen. Besonders kritisch ist das Risiko, versehentlich an sanktionierte Personen oder Institutionen zu liefern. Hier hilft das Sanktionslistenscreening, das Geschäftspartner mit einer aktuelle Datenbank gelisteter Personen und Unternehmen abgleicht, um unzulässige Geschäftsbeziehungen zu vermeiden.

2. Risikobewertung und Kategorisierung

Nach der Identifikation folgt die Bewertung: Wie hoch ist das Risiko und welche Auswirkungen hätte eine Regelverletzung auf das Unternehmen? Für eine fundierte Bewertung kann eine Risikomatrix herangezogen werden, die potenzielle Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß kategorisiert. Ein besonderes Augenmerk sollte auf Exporte in Länder mit hoher politischer Instabilität oder besonderen Sanktionen gelegt werden, da hier die Gefahr von Rechtsverstößen erhöht ist. Aber auch für scheinbar unbedenkliche Länder sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Ein systematisches Risikomanagement ermöglicht es, diesen Risiken gezielt zu begegnen und Ressourcen effizient einzusetzen.

3. Implementierung von Steuerungsmaßnahmen

Auf Basis der Risikobewertung sollten dann spezifische Maßnahmen entwickelt werden, um Verstöße zu verhindern. Dabei ist es wichtig, Prozesse möglichst zu automatisieren und klare Zuständigkeiten zu schaffen, damit alle Beteiligten jederzeit wissen, welche Maßnahmen in welcher Situation greifen. So können beispielsweise für Exporte in Risikogebiete strengere Kontrollen und zusätzliche Genehmigungen erforderlich sein.

4. Schulungen und Bewusstseinsschaffung

Eine erfolgreiche Exportkontrolle setzt informierte und geschulte Mitarbeiter voraus. Das BAFA empfiehlt regelmäßige Schulungen, die nicht nur Basiswissen vermitteln, sondern auch auf die Bedeutung einer umfassenden Compliance-Kultur eingehen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten wissen, welche Produkte und Technologien restriktiv sind, wie sie mögliche Risiken erkennen und welche Maßnahmen im Ernstfall zu ergreifen sind. Darüber hinaus helfen Schulungen, eine Kultur der Wachsamkeit zu fördern, die dazu beiträgt, potenzielle Verstöße frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

5. Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Ein wirksames Risikomanagement ist ein dynamischer Prozess. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind notwendig, um auf Veränderungen im regulatorischen Umfeld oder auf neue Erkenntnisse zu reagieren. Das Exportkontrollrecht ändert sich häufig und Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse stets auf dem neuesten Stand sind. Hier empfiehlt das BAFA, regelmäßig Audits durchzuführen und die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung der internen Exportkontrolle zu nutzen. Ein proaktives und flexibles Risikomanagement kann dazu beitragen, dass sich Unternehmen schnell an neue Anforderungen anpassen können.

6. Dokumentation und Nachweisführung

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation aller relevanten Schritte und Entscheidungen. Sollte ein Vorfall eintreten, dient die Dokumentation als Nachweis, dass das Unternehmen angemessene Maßnahmen getroffen hat. Dies kann potenzielle Sanktionen mindern und zeigt gleichzeitig die Compliance-Bemühungen des Unternehmens auf. Im Falle einer Überprüfung durch Aufsichtsbehörden sind vollständige und gut strukturierte Unterlagen von entscheidender Bedeutung.

Fazit: Vermeiden Sie Sanktionen, Bußgelder und rechtliche Risiken

Die Exportkontrolle ist mehr als nur eine rechtliche Pflicht – sie ist ein strategisches Instrument für Unternehmen, um sich abzusichern und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Durch ein gezieltes Risikomanagement lassen sich sowohl rechtliche Fallstricke als auch Reputationsrisiken minimieren. Unternehmen, die eine starke Exportkontrollstruktur etablieren, profitieren langfristig nicht nur durch die Reduzierung von Compliance-Risiken, sondern auch durch eine verbesserte Marktposition. Indem Firmen die Richtlinien des BAFA umsetzen und sich aktiv mit neuen Entwicklungen auseinandersetzen, können sie ihre internen Prozesse optimieren und ein stabiles Fundament für internationale Geschäftsbeziehungen schaffen.

Sie benötigen Unterstützung?

Ob Ihre interne Organisation den Anforderungen an ein wirksames internes Kontrollprogramm erfüllt und ob mit den von Ihnen eingeführten Kontrollen und Prozesse überhaupt wirtschaftlich gearbeitet werden kann, finden unsere Berater gemeinsam mit Ihnen in unserer Zoll-Prozessanalyse heraus.

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ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

In einer Welt, in der viele Unternehmen grenzüberschreitend agieren, sind Compliance-Anforderungen entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Eine zentrale Maßnahme, die in diesem Zusammenhang immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist das Sanktionslistenscreening. Doch warum ist dieses Screening so wichtig? Wie sollte es in Unternehmen idealerweise umgesetzt werden? Welche Geschäftspartner sollten gegen welche Listen überprüft werden? Und welche Konsequenzen drohen, wenn Unternehmen darauf verzichten?

Was ist Sanktionslistenscreening?

Beim Sanktionslistenscreening prüfen Unternehmen, ob ihre Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten oder andere Vertragspartner) auf verschiedenen Sanktionslisten aufgeführt sind. Diese Listen werden von Regierungen und supranationalen Organisationen (z.B. der EU oder den Vereinten Nationen) erstellt und enthalten Namen von Personen, Unternehmen und Organisationen, gegen die Handelssanktionen verhängt wurden. Häufig handelt es sich dabei um Akteure, die mit illegalen Aktivitäten wie Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche oder schweren Menschenrechtsverletzungen in Verbindung gebracht werden.

Was bedeutet eine Listung auf einer Sanktionsliste?

Die Aufnahme einer Person oder eines Unternehmens in eine Sanktionsliste hat weitreichende Konsequenzen. Unternehmen dürfen solchen Personen weder direkt noch indirekt wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Konkret bedeutet dies, dass alle Arten von Geschäften oder Transaktionen, die diesen Personen zugute kommen, verboten sind. Dazu gehören insbesondere

• Direktgeschäfte: Es ist verboten, Waren oder Dienstleistungen an sanktionierte Personen oder Unternehmen zu verkaufen oder von ihnen zu beziehen.

• Indirekte Unterstützung: Auch indirekte Unterstützung, z.B. durch Geschäftspartner oder Dritte, ist verboten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine Gelder, Waren oder Dienstleistungen über andere Kanäle an sanktionierte Akteure gelangen.

Warum ist Sanktionslistenscreening so wichtig?

Die Prüfung von Sanktionslisten ist für Unternehmen unerlässlich, um schwerwiegende rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden. Internationale und nationale Sanktionen sollen illegale Aktivitäten wie Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche oder Menschenrechtsverletzungen verhindern. Sobald ein Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu sanktionierten Personen, Unternehmen oder Organisationen aufnimmt, drohen empfindliche Strafen. Neben finanziellen Sanktionen drohen auch strafrechtliche Konsequenzen und ein erheblicher Reputationsverlust. Mit dem Screening schützen Unternehmen sich und ihre Geschäftspartner vor unbeabsichtigten Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften.

Insbesondere für Unternehmen mit zollrechtlichen Bewilligungen, z.B. der vereinfachten Zollanmeldung ("Zugelassener Ausführer"), spielt das Screening zudem eine zentrale Rolle, um die mit der Bewilligung verbundenen Verpflichtungen gegenüber den Bewilligungsbehörden zu erfüllen.

Wie sollte Sanktionslistenscreening in Unternehmen umgesetzt werden

Eine allgemeingültige Lösung für die Durchführung eines Sanktionslistenscreenings gibt es nicht. Dazu ist jedes Unternehmen zu unterschiedlich und muss individuell betrachtet werden. Dazu ist eine detaillierte Risikoanalyse notwendig.

Um das Sanktionslistenscreening effizient und regelkonform durchzuführen, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Einsatz automatisierter Prüfungs-Tools: Manuelle Prüfungen sind unzuverlässig und ineffizient. Unternehmen sollten moderne Softwarelösungen einsetzen, die automatisch und kontinuierlich alle relevanten Sanktionslisten mit den Geschäftspartnerdaten abgleichen. Diese Tools sind in der Lage, regelmäßig aktualisierte Sanktionslisten zu integrieren und bieten eine zuverlässige Prüfung, ohne potenziell risikobehaftete Geschäfte zu übersehen.

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Ein einmaliges Screening reicht nicht aus, da sich Sanktionslisten häufig und kurzfristig ändern. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Geschäftspartner regelmäßig überprüft werden, insbesondere bei langfristigen Partnerschaften. Ein automatisiertes System stellt sicher, dass Änderungen zeitnah erkannt und notwendige Maßnahmen schnell ergriffen werden können.

• Dokumentation der Prozesse: Um bei Audits durch Behörden auf der sicheren Seite zu sein, sollten alle Screening-Ergebnisse und getroffenen Maßnahmen ordnungsgemäß dokumentiert und archiviert werden. Diese Nachweise sind notwendig, um im Falle von Verstößen die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen belegen zu können.

• Mitarbeiterschulungen: Alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind regelmäßig über die Exportkontrollvorschriften und den korrekten Umgang mit dem Sanktionslistenscreening zu schulen. Dies betrifft insbesondere Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf und Exportmanagement. Die Schulungen stellen sicher, dass das Bewusstsein für die Bedeutung des Screenings im gesamten Unternehmen verankert wird.

Was bedeutet "regelmäßige" Überprüfung?

Grundlage für diese Entscheidung sollte eine Analyse der eigenen Geschäftspartnerstrukturen auf Basis der notwendigen Risikoanalyse im Rahmen eines internen Kontrollprogramms sein. Handelt es sich um B2B- oder B2C-Geschäft? Habe ich viele Einmalkunden oder langfristige Partnerschaften mit bekannten Großkonzernen? Wie lange dauert es von der Angebotsabgabe bis zur schlussendlichen Lieferung?

Hier ist es wichtig, dass Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden.

Wie oft überprüfe ich meine Geschäftspartner gegen Sanktionslisten?

• Die zu überprüfenden Sanktionslisten werden regelmäßig aktualisiert, so dass jederzeit weitere Personen aufgenommen werden können. Entsprechend muss in Ihrem Unternehmen entschieden werden, wie oft Geschäftspartner überprüft werden sollen. Muss dies täglich geschehen? Reicht eine monatliche Überprüfung? Ist vielleicht sogar eine Prüfung im jährlichen Turnus ausreichend? Bei Geschäften mit ständig wechselnden Geschäftspartnern empfiehlt es sich, ein Sanktionslistenscreening bei jeder Transaktion durchzuführen. Ist der Kern der Geschäftspartner stabil und handelt es sich z.B. um Großkonzerne, kann die Prüfung ggf. nur in festgelegten Intervallen erfolgen.

Welche Events oder Belege dienen als Trigger für den Start einer erneuten Überprüfung?

• Ob ein Sanktionslistenscreening in der Angebotsphase, der Auftragsbestätigung, bei der Erstellung des Lieferscheins oder Rechnung oder erst kurz vor Auslieferung erfolgen sollte, ist ebenfalls von Unternehmen zu Unternehmen individuell zu bewerten. Hierbei spielt es unter Anderem eine Rolle, wie groß die Zeiträume zwischen Angebot, Auftrag und schlussendlicher Lieferung sind, da sich in der Zwischenzeit Änderungen an den Sanktionslisten ergeben haben könnten. Ebenfalls sollte insbesondere bei kostenintensiven Eigenproduktionen verhindert werden, dass erst bei Auslieferung ein möglicher Sanktionslistentreffer erkannt wird, der eine Auslieferung verhindert.

Konsequenzen bei Verstößen

Unternehmen, die kein effektives Sanktionslistenscreening durchführen, müssen mit massiven Konsequenzen rechnen:

• Hohe Geldstrafen: Die Bußgelder, die bei Verstößen gegen die Sanktionsbestimmungen verhängt werden, können in die Millionen gehen.

• Reputationsschaden: Negative Berichterstattung über Verstöße gegen Sanktionsvorschriften kann den Ruf eines Unternehmens erheblich schädigen und das Vertrauen von Kunden und Investoren zerstören.

• Verlust der ZA-Bewilligung: Für Unternehmen, die als "Zugelassener Ausführer" tätig sind, kann ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten zum Verlust der Bewilligung führen. Dies bedeutet, dass der eigene Exportprozess erheblich behindert wird.

• Strafrechtliche Konsequenzen: Schwerwiegende Verstöße können auch strafrechtliche Konsequenzen bis hin zu Haftstrafen für die verantwortlichen Personen nach sich ziehen.

Fazit

Obwohl die meisten Unternehmen Ihre Geschäftspartner jahrelang screenen, ohne dabei einen echten Treffer zu entdecken, sollte ein Sanktionslistenscreening unbedingt durchgeführt werden.

Gerade in Zeiten, in denen Compliance-Verstöße schwerwiegende Folgen haben können, ist ein funktionierendes Sanktionslistenscreening für Unternehmen ein Muss. Es schützt nicht nur vor hohen Strafen und Reputationsverlust, sondern trägt auch dazu bei, verantwortungsvoll und nachhaltig zu wirtschaften. Durch den Einsatz geeigneter Systeme und die Etablierung klarer Prozesse können Unternehmen mit geringem Aufwand sicherstellen, dass sie jederzeit den Überblick über ihre Geschäftspartner behalten und das Risiko von Sanktionen minimieren.

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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung