Am 6. Juni 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben veröffentlicht, das die Anforderungen an die qualifizierte Prüfung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNrn.) neu regelt. Diese Vorgaben betreffen insbesondere Unternehmen des grenzüberschreitenden Warenverkehrs, die innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei abwickeln möchten. Für Zollverantwortliche, Zollbeauftragte sowie alle Personen, die in Unternehmen mit Zoll- und Außenhandelsprozessen betraut sind, ergibt sich daraus ein unmittelbarer Handlungsbedarf.
Hintergrund: Bedeutung der USt-IdNr.-Prüfung im innergemeinschaftlichen Handel
Die Prüfung der ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein zentrales Element, um die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen nach § 4 Nr. 1b UStG i. V. m. § 6a UStG zu erfüllen. Eine ordnungsgemäß geprüfte USt-IdNr. ist dabei nicht nur formales Erfordernis, sondern trägt maßgeblich zur Reduzierung von Haftungs- und Steuerrisiken bei.
Bisher konnten Unternehmen die qualifizierte Abfrage der USt-IdNr. über verschiedene Wege beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) durchführen, darunter auch per Fax oder auf anderen Kommunikationskanälen. Dies ändert sich nun grundlegend.
Die neuen Vorgaben im Überblick
- Verpflichtende Nutzung des elektronischen Verfahrens:
Ab dem 20. Juli 2025 ist ausschließlich das elektronische Verfahren des BZSt zur qualifizierten Abfrage zulässig. Die Nutzung alternativer Kommunikationswege ist nicht mehr zulässig. Unternehmen sind verpflichtet, die Prüfung über das BZSt-Portal oder über dessen Schnittstellen (z. B. per API) durchzuführen.
- Erweiterter Anwenderkreis:
Nicht nur der unmittelbar leistende Unternehmer kann die Prüfung der USt-IdNr. vornehmen. Die qualifizierte Abfrage darf künftig von jedem Unternehmen mit deutscher USt-IdNr. durchgeführt werden. Dies ermöglicht auch zentralisierten Einkaufsorganisationen, Steuerabteilungen oder externen Dienstleistern die Durchführung der Prüfung im Auftrag.
- Automatisierte Massenprüfungen möglich:
Zur effizienten Abwicklung insbesondere bei hohem Prüfvolumen besteht die Möglichkeit, Massenabfragen im Rahmen einer Schnittstellenintegration (API) oder über den Upload von Datensätzen (z. B. CSV-Dateien) durchzuführen. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Systeme bereits technisch auf eine solche automatisierte Prüfung vorbereitet sind.
- Erhöhte Anforderungen an Nachweis und Dokumentation:
Der Nachweis einer ordnungsgemäßen Prüfung muss revisionssicher und nachvollziehbar archiviert werden. Die Speicherung der Prüfprotokolle ist essenziell, um bei Betriebsprüfungen einen ordnungsgemäßen Prüfungsnachweis vorlegen zu können.
Auswirkungen auf Zoll- und Außenhandelsprozesse
Auch wenn es sich formal um eine umsatzsteuerliche Regelung handelt, sind die Auswirkungen für den Zollbereich erheblich. Die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung innergemeinschaftlicher Lieferungen ist häufig Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Ausfuhrdokumentation und die Beantragung von Zollbegünstigungen. Fehlerhafte oder unterlassene Prüfungen der USt-IdNr. können steuerliche Nachforderungen, Sanktionen und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Zollverantwortliche, Compliance-Beauftragte und Außenhandelsverantwortliche müssen sicherstellen, dass ihre internen Kontrollsysteme (IKS) die neuen Vorgaben abbilden. Die Prüfung der USt-IdNr. sollte als fester Bestandteil des Lieferantenstammdatenmanagements und der Auftragsabwicklung verankert werden.
Technische und organisatorische Handlungsempfehlungen
Unternehmen sollten zeitnah folgende Maßnahmen einleiten:
- Überprüfung der bestehenden Prozesse zur USt-IdNr.-Prüfung
- Integration der qualifizierten Abfrage in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme
- Nutzung der BZSt-Schnittstellen (API) für eine automatisierte und effiziente Prüfung
- Aufbau einer revisionssicheren Archivierung der Prüfergebnisse
- Anpassung interner Richtlinien und Arbeitsanweisungen
- Schulung der betroffenen Mitarbeiter in Steuer-, Zoll- und Außenhandelsabteilungen
Fazit und Ausblick
Die neuen BMF-Vorgaben schaffen klare rechtliche und technische Rahmenbedingungen für die qualifizierte Prüfung ausländischer USt-IdNrn. Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind, müssen ihre Prozesse anpassen, um die Anforderungen rechtzeitig bis zum 20. Juli 2025 zu erfüllen. Eine unterlassene oder fehlerhafte Prüfung kann erhebliche steuerliche und zollrechtliche Risiken nach sich ziehen.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, bestehende Systeme zu analysieren, technische Schnittstellen einzurichten und interne Prozesse neu auszurichten. Wer frühzeitig handelt, reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen und sichert die steuerliche Begünstigung für innergemeinschaftliche Lieferungen nachhaltig ab.
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Autor: Dominik Wiedmann - Senior Consultant Training & Beratung
Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses; Abschnitt 18e.1 UStAE - Bestätigung einer ausländischen UmsatzsteuerIdentifikationsnummer GZ: III C 5 - S 7427-d/00014/001/002 DOK: COO.7005.100.2.11418369