Die Ausstellung und Verwendung von Lieferantenerklärungen ist ein wesentlicher Bestandteil des internationalen Handels. Sie dienen als Nachweis für den präferenziellen Ursprung einer Ware und können erhebliche wirtschaftliche Vorteile bieten. Doch wer braucht sie wirklich, welche Fehlerquellen gibt es und wie können Unternehmen Risiken minimieren?
Lieferantenerklärungen: Freiwillig oder verpflichtend?
Ob eine Lieferantenerklärung erforderlich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es gibt keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung. Manche Handelsverträge setzen jedoch eine Lieferantenerklärung als Bedingung für den Warenbezug voraus. Aber auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung besteht, kann es für Lieferanten vorteilhaft sein, Lieferantenerklärungen auszustellen, um ihren Kunden Wettbewerbsvorteile zu ermöglichen.
An dieser Stelle sollten Sie jedoch Ihre Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter entsprechend sensibilisieren, dass nicht für jede Ware automatisch eine Lieferantenerklärung erstellt werden kann, sondern dass hierfür zum Teil umfangreiche Berechnungen durchgeführt werden müssen.
Wir empfehlen dringend, in solchen Fragen bereits vor Vertragsabschluss die eigene Zollabteilung einzubeziehen.
Risiken durch falsche oder fehlende Lieferantenerklärungen
Unvollständige oder fehlerhafte Lieferantenerklärungen können schwerwiegende finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben:
- Haftungsrisiken: Der Lieferant ist für die Richtigkeit der Angaben verantwortlich. Falsche Angaben können zu Schadenersatzforderungen und Strafen führen.
- Zollnachforderungen: Wird eine fehlerhafte Erklärung verwendet, um Zollvorteile zu erlangen, drohen Nachzahlungen und mögliche Sanktionen.
- Imageverlust: Unternehmen, die falsche oder unzuverlässige Erklärungen abgeben, riskieren das Vertrauen ihrer Geschäftspartner.
Häufige Fehlerquellen bei Lieferantenerklärungen
Viele Unternehmen unterschätzen die Fallstricke bei der Erstellung und Verwendung von Lieferantenerklärungen. Die häufigsten Fehler sind:
- Falsche oder unklare Ursprungsangaben: Die Waren entsprechen nicht den Präferenzregelungen, werden aber dennoch als präferenzberechtigt erklärt.
- Fehlerhafte Zolltarifnummern: Eine falsche Einreihung der Ware kann zur Anwendung der falschen Verarbeitungslistenregeln und somit zu einer unrechtmäßigen Lieferantenerklärung führen.
- Ungültige oder abgelaufene Dokumente: Werden unrichtige, abgelaufene oder widerrufene Lieferantenerklärungen als Vorpapier für die eigene Präferenzkalkulation verwendet, so kann dies dazu führen, dass eigene Präferenzerklärungen zu Unrecht ausgestellt werden.
- Formfehler: Fehlende Unterschriften oder Namen und Stellung im Unternehmen, ein ungültiges Datum oder ein vom vorgeschriebenen Wortlaut abweichendes Dokument können zur Ungültigkeit der Lieferantenerklärung führen.
Praktische Maßnahmen zur Vermeidung von Fehlern
Um Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Definition der internen Prozesse: Klare Zuständigkeiten für die Anforderung, Prüfung und Ablage der Lieferantenerklärungen.
- Regelmäßige Schulungen: Mitarbeiter sollten regelmäßig über die Anforderungen und Risiken von Lieferantenerklärungen geschult werden.
- Digitale Lösungen nutzen: Digitale Systeme zur Verwaltung und Nachverfolgung von Lieferantenerklärungen erleichtern die Kontrolle und reduzieren Fehler.
- Externe Experten hinzuziehen: Eine regelmäßige Überprüfung durch Zollexperten kann helfen, mögliche Schwachstellen im Prozess frühzeitig zu erkennen.
Präzision, Kontrolle und eine klare Strategie sind entscheidend
Lieferantenerklärungen bieten den Unternehmen große Vorteile, bergen aber auch erhebliche Risiken, wenn sie nicht korrekt gehandhabt werden. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse analysieren und gegebenenfalls anpassen, um Fehler zu vermeiden und sich vor unerwarteten Zollforderungen oder rechtlichen Konsequenzen zu schützen. Eine durchdachte Strategie, klare Kommunikation mit den eigenen Lieferanten und Kunden und der Einsatz moderner Technologien können dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und die Einhaltung der Zollvorschriften sicherzustellen.
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Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung