Wer im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich tätig ist, kennt die Bedeutung der Exportkontrolle: Sie ist nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch ein zentraler Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung. In diesem Gefüge nimmt der Ausfuhrverantwortliche eine Schlüsselrolle ein - er ist der Garant dafür, dass internationale Geschäfte sicher, regelkonform und nachhaltig abgewickelt werden. Doch was zeichnet diese Position aus und wie kann sie in der Praxis ausgestaltet werden?
Die zentrale Verantwortung des Ausfuhrverantwortlichen
Der Ausfuhrverantwortliche ist nicht nur eine formal benannte Rolle, sondern die treibende Kraft hinter der Export-Compliance eines Unternehmens. Er sorgt für die Einhaltung aller außenwirtschaftsrechtlichen Vorschriften, schafft klare Verantwortlichkeiten und schützt das Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Seine Ernennung ist gesetzlich vorgeschrieben, um Genehmigungsanträge beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) stellen zu können. Hierfür muss eine eindeutige Zuständigkeit in der Unternehmensleitung gewährleistet sein.
Delegation: Der verlängerte Arm des Ausfuhrverantwortlichen
Obwohl der Ausfuhrverantwortliche persönlich für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften verantwortlich ist, muss er nicht alle operativen Aufgaben selbst wahrnehmen. Er kann bestimmte Aufgaben an einen Exportkontrollbeauftragten delegieren, der als sein verlängerter Arm fungiert. Dieser übernimmt beispielsweise die Prüfung von Transaktionen, die Abwicklung von Genehmigungsverfahren oder die Schulung von Mitarbeitern. Häufig übernimmt er sogar den kompletten Aufbau einer Organisationsstruktur zur Handhabung und Umsetzung der exportkontrollrechtlichen Vorschriften.
Aber Achtung: Die rechtliche Verantwortung bleibt immer beim Ausfuhrverantwortlichen. Die Delegation bedeutet nicht, dass er sich seiner Pflichten entledigen kann. Im Gegenteil - er muss sicherstellen, dass die delegierten Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden. Dies erfordert
Sorgfältige Auswahl des Personals: Der Exportkontrollbeauftragte muss fachlich und persönlich geeignet sein.
Regelmäßige Überwachung: Der Ausfuhrverantwortliche bleibt verpflichtet, die Umsetzung der delegierten Aufgaben stichprobenartig zu überprüfen.
Lückenlose Dokumentation: Jede Delegation und die dazugehörigen Überwachungsmaßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um bei Bedarf eine Entlastung nachweisen zu können.
Organisatorische Gestaltungsspielräume
Der Ausfuhrverantwortliche ist nicht nur Kontrollinstanz, sondern auch Gestalter der Export-Compliance. Mit dem Aufbau eines effektiven internen Compliance-Programms (ICP) legt er den Grundstein für ein transparentes und belastbares Kontrollsystem. Dabei stellt er Folgendes sicher:
Klare Verantwortlichkeiten: Jeder im Unternehmen weiß, wer für welchen Bereich zuständig ist.
Effiziente Prozesse: Standardisierte Abläufe ermöglichen eine reibungslose und gesetzeskonforme Exportabwicklung.
Sicherheitsmechanismen: Vom Hinweisgebersystem bis zu internen Audits – die Compliance bleibt kontinuierlich überprüfbar und verbesserbar.
Haftung und Mitverantwortung
Die Position des Ausfuhrverantwortlichen ist mit einer hohen persönlichen Verantwortung verbunden. Er ist nicht automatisch für alle Verstöße im Unternehmen verantwortlich, kann aber haftbar gemacht werden, wenn er seinen Pflichten nicht ausreichend nachkommt. Dazu gehören insbesondere die Überwachung der delegierten Aufgaben, regelmäßige Risikoanalysen und die Sicherstellung, dass die Organisation auf dem neuesten Stand ist.
Eine Entlastung (Exkulpation) ist möglich, wenn er nachweisen kann, dass er alle erforderlichen Maßnahmen getroffen hat, um Verstöße zu verhindern. Dazu gehören unter anderem die sorgfältige Auswahl und Schulung des Personals, die Implementierung eines wirksamen IKP und die Dokumentation der Kontrollen.
Fazit: Verantwortung und Chancen in einer zentralen Rolle
Der Ausfuhrverantwortliche steht im Zentrum der Export-Compliance und verbindet strategisches Denken mit rechtlicher Verantwortung. Die Möglichkeit, Aufgaben an den Exportkontrollbeauftragten zu delegieren, lässt ihm Raum für die Entwicklung langfristiger Compliance-Strategien, ohne den operativen Überblick zu verlieren.
Für alle, die im Zoll- und Außenwirtschaftsbereich tätig sind, bietet diese Position eine spannende Herausforderung: Sie ist die perfekte Kombination aus Verantwortung, Gestaltungsspielraum und persönlicher Einflussnahme auf die internationale Positionierung eines Unternehmens.
Informationen zum AV vom BAFA
Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen (AV) muss gegenüber dem BAFA förmlich erfolgen. Anforderungen, Formulare und weitere Informationen finden Sie auf der Homepage des BAFA.
Ihre zuverlässige Zollagentur - SW Zoll-Beratung GmbH
ein Unternehmen der DB Schenker Group
Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung