26.06.2024 | Lesezeit


Arbeiten im Zollsystem unserer Kunden

Fremdsysteme: Chancen und Herausforderungen

Warum Unternehmen von Zolldienstleistern verlangen, in ihren eigenen Systemen zu arbeiten

Für die Kommunikation mit ATLAS (Automatisiertes Tarif- und lokales Zollabwicklungssystem) ist eine zertifizierte Zollsoftware erforderlich. Diese Software stellt sicher, dass die Zollabwicklung den rechtlichen und technischen Anforderungen entspricht und ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch mit den Zollbehörden.

In den letzten Jahren beobachten wir als Zolldienstleister eine zunehmende Tendenz, dass Kunden die Zollabfertigung direkt in ihren eigenen Systemen wünschen. Diese Entwicklung wirft einige Fragen auf, insbesondere hinsichtlich der Motivation der Unternehmen und der wirtschaftlichen Auswirkungen für uns als Dienstleister.


Warum stellen Unternehmen diese Anforderungen?

  • Integration und Effizienz: Unternehmen streben nahtlose Abläufe und eine bessere Integration von Logistik- und Zollprozessen an. Indem sie ihre Zolldienstleister in ihre eigenen Systeme integrieren, können sie einen einheitlichen Datenfluss sicherstellen, der die Effizienz steigert und Fehler reduziert.
  • Transparenz und Kontrolle: Die Arbeit direkt im Kundensystem bietet dem Unternehmen eine größere Transparenz und Kontrolle über den gesamten Prozess. Sie können den Status jeder Sendung in Echtzeit überwachen und sofort auf Unregelmäßigkeiten reagieren.
  • Datenkonsistenz: Die Verwendung eines einzigen Systems verringert das Risiko von Dateninkonsistenzen, die häufig auftreten, wenn Informationen zwischen verschiedenen Plattformen ausgetauscht werden müssen.
  • Compliance und Sicherheit: Unternehmen möchten sicherstellen, dass alle Zollvorgänge den internen und externen Compliance-Anforderungen entsprechen. Durch die Abwicklung in ihren eigenen Systemen können sie ihre Sicherheitsstandards und Datenschutzrichtlinien besser einhalten.

Wirtschaftlichkeit dieser Vorgehensweise

Obwohl die oben genannten Gründe aus Unternehmenssicht nachvollziehbar sind, stellt sich für uns als Zolldienstleister die Frage nach der Wirtschaftlichkeit dieser Vorgehensweise.

  • Investitionen in Schulungen und Software: Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen in den unterschiedlichsten Kundensystemen geschult werden, was erhebliche Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Darüber hinaus können zum Teil erhebliche Lizenz- und Zugangskosten für die verschiedenen Systeme anfallen, die wir durch die Zollabwicklung in unseren eigenen Systemen einsparen können.
  • Produktivitätsverlust: Das Arbeiten in verschiedenen Kundensystemen kann ineffizient sein, da die Bedienung jedes Systems individuell erlernt und angewendet werden muss. Dies führt zu einem potenziellen Produktivitätsverlust im Vergleich zur Nutzung eines einzigen, vertrauten Systems. Häufig bearbeitet ein Mitarbeiter täglich Vorgänge für eine Vielzahl unterschiedlicher Kunden. Dies erfordert einen ständigen Wechsel zwischen den Systemen.
  • Administrativer Aufwand: Die Verwaltung und Koordination der Zugriffe auf die verschiedenen Kundensysteme erfordert zusätzlichen administrativen Aufwand. Jede Änderung im Kundensystem, sei es ein Update oder eine individuelle Anpassung der Systeme, erfordert unsere Aufmerksamkeit und Anpassung.
  • Zeitaufwand für Problemlösungen: Da wir in fremden Systemen arbeiten, können technische Probleme oder Systemausfälle, die sich unserer Kontrolle entziehen, zu Verzögerungen führen. Zur Lösung der Probleme ist häufig nicht nur die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, sondern auch mit den IT-Abteilungen unserer Kunden erforderlich.
  • Vertrags- und Haftungsfragen: Die Nutzung von Kundensystemen wirft auch rechtliche und vertragliche Fragen auf. Wer haftet bei Systemausfall oder Datenverlust? Diese Fragen müssen vertraglich klar geregelt werden.
  • Qualitätskontrolle: Für die SW Zoll-Beratung GmbH ist eine qualitativ hochwertige Zollabwicklung von großer Bedeutung. Die Sicherstellung unserer Qualitätsstandards in einem fremden System kann eine Herausforderung darstellen, da Datenanalysen nicht ohne weiteres möglich sind. Es muss sichergestellt werden, dass unsere Dienstleistungen auch in einem externen Umfeld die gewohnte Qualität und Zuverlässigkeit aufweisen.

Fazit

Die Forderung der Unternehmen, dass Zolldienstleister in ihren eigenen Systemen arbeiten sollen, ist verständlich und bietet verschiedene Vorteile, insbesondere im Hinblick auf Integration, Transparenz und Compliance. Die wirtschaftlichen Auswirkungen und Herausforderungen müssen jedoch sorgfältig abgewogen werden. Für uns als Zolldienstleister bedeutet dies eine erhöhte Komplexität und potenzielle Kosten durch die Anpassung an unterschiedliche Kundensysteme.

Letztlich kommt es darauf an, dass wir als Dienstleister flexibel bleiben und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit und Qualität unserer Dienstleistungen im Auge behalten. Eine enge Zusammenarbeit und eine klare Kommunikation mit unseren Kunden sind der Schlüssel, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern und einen Mehrwert für beide Seiten zu schaffen.


SW Zoll-Beratung GmbH,
ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

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