Datenschutzhinweise

Diese Hinweise zum Datenschutz gelten für das Internetangebot, sowie die Dienstleitungen der SW Zoll-Beratung GmbH und im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses. Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden diese um eine interne Übersicht ergänzt.

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen, unseren Produkten und unseren Dienstleistungen. Mit unserem Datenschutzhinweis informieren wir Sie darüber, welche Daten wir von Ihnen erheben, wie wir diese nutzen und wie Sie der Datennutzung widersprechen können.

Eine Nutzung unserer Internetseiten ist grundsätzlich ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Bestimmte Services und Leistungen unseres Unternehmens über unsere Internetseite können eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen. Hierüber informieren wir Sie im Folgenden detailliert. Bitte beachten Sie, dass unsere Webseiten Verweise zu Webseiten anderer Anbieter enthalten können, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt.

Wer ist verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung von Daten?

Die

SW Zoll-Beratung GmbH
Dr.-Georg-Schäfer-Str. 17
D-93437 Furth im Wald

Telefon: +49(0) 9973 506-77

E-Mail: vertrieb@swzoll.de

erhebt und verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher.

Haben Sie Fragen, Anregungen oder Beschwerden hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten? Dann wenden Sie sich gerne direkt an unsere Datenschutzbeauftragte:

Gabriele Töllner
Lyoner Straße 15,
60528 Frankfurt a. M.                                                                                                      

Telefon: +49 69 24744-1020

gabriele.toellner@dbschenker.com

Welche Daten erheben wir und wie und warum verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zu festgelegten und eindeutigen Zwecken. Diese ergeben sich aus technischen Notwendigkeiten, vertraglichen Erfordernissen oder ausdrücklichen Nutzerwünschen.

So benötigen wir von Ihnen zur Erfüllung eines Vertrages personenbezogene Daten. Diese Daten verwenden wir zur Auftragsabwicklung, Abholung, Lieferung, Kommissionierung, Retourenbearbeitung, Warenverkehr, Zahlungsabwicklungen, Bonitätsprüfungen, Zustellung an die genannte Adresse und um ggf. die Abwicklung von Stornierungen und Erstattungen durchzuführen. Kurz gesagt zur Erfüllung unserer Logistik-Dienstleistungen.

Aus technischen Notwendigkeiten werden beim Besuch von unseren Webseiten bestimmte Daten erhoben und gespeichert, wie z.B. das Datum und die Dauer Ihres Besuchs, die von Ihnen besuchten Seiten, Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystemtyps sowie die Webseite, von der aus Sie uns besuchen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

• Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient diese nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
• Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich sind, ist der Vertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.
• Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten nach (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Beispiele hierfür: Revision und Verbesserung von Verfahren zur allgemeinen Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen; Werbung, Markt und Meinungsforschung - sofern Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben; Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten; Verhinderung, Aufklärung bzw. Prävention bei Straftaten; Sicherstellung der IT Sicherheit und des IT Betriebs; Beratung durch und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken.
• Wir erheben Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 b), Art. 88 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Werden Daten weitergegeben?

Für die Vertragsabwicklung ist in der Regel die Einschaltung weisungsabhängiger Dienstleister erforderlich, wie z. B. von Rechenzentrumsbetreibern, Transport- oder Versanddienstleistern oder sonstigen an der Vertragserfüllung Beteiligten. Externe Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich streng verpflichtet, bspw. durch strenge technische und organisatorische Maßnahmen sowie durch ergänzende Kontrollen. Eine Übermittlung Ihrer Daten erfolgt nur, wenn Sie uns dazu eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben oder aufgrund einer gesetzlichen Regelung.

Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt, es sei denn, es liegen angemessene Garantien vor. Dazu gehören die EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Eine Weitergabe kann unabhängig hiervon erfolgen:

• zum Zweck der Transportdienstleistung, Speditionsdienstleistungen und Verzollungen an mit uns verbundenen Transportunternehmen, Speditionen bzw. Stellen im DB Konzern,
• zum Zweck der Bonitätsprüfung vor Vertragsschluss durch vertragliche verbundene Bonitätsauskunfteien,
• zum Zweck der telefonischen Kundenbetreuung vereinzelt an ein Callcenter,
• bei der Nutzung der Kontaktformulare für den Kundendialog an entsprechende Stellen im DB Konzern.
• im Falle von Zahlungsunregelmäßigkeiten / Zahlungsausfall können Forderungsdaten an ein Inkassounternehmen weitergegeben werden.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung des Zwecks erforderlich oder gesetzlich vorgesehen ist. So speichern wir im Rahmen eines Vertragsverhältnisses Ihre Daten mindestens bis zur vollständigen Beendigung des Vertrages. Anschließend werden die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.

Rechte der betroffenen Person

• Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind.
• Sie können Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.
• Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit auf demselben Wege widerrufen, auf dem Sie diese erteilt haben. Von dem Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben an den oben genannten Verantwortlichen.
• Darüber hinaus haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde ist: das „Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, poststelle@lda.bayern.

Beispiele für einzelne Datenverarbeitungsvorgänge

Newsletter

Mit der Anmeldung zu einem unserer Newsletter wird Ihre E-Mail-Adresse als Pflichtangabe erhoben. Ihre E-Mail-Adresse kann in diesem Fall von uns für werbliche Zwecke beispielsweise für die Übersendung von Informationen zu ähnlichen Produkten oder sonstigen Neuerungen genutzt werden.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir, die zu diesem Zeitpunkt vom Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse, in anonymisierter Form, Informationen zum verwendeten Computersystem, sowie Datum und Uhrzeit der Anmeldung. Dies ist erforderlich, um einen möglichen Missbrauch der E-Mail-Adresse nachvollziehen zu können und dient deshalb unserer rechtlichen Absicherung. Sie können sich jederzeit vom Newsletter abmelden indem Sie den Abmelde-Link unten in Ihrem Newsletter anklicken.

Wir möchten Sie an dieser Stelle über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von CleverReach informieren.

Unsere Webseite nutzt für den Versand von Newslettern CleverReach (CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstr. 43, 26180 Rastede). Mithilfe von CleverReach kann der Versand von Newslettern organisiert und analysiert werden. Die von Ihnen erhobenen Daten (Name, E-Mail) werden in Deutschland bzw. Irland auf den Servern von CleverReach gespeichert.

Mit CleverReach können wir das Verhalten des Empfängers analysieren indem analysiert wird, wie viele Empfänger den Newsletter angesehen haben und wie oft welcher Link angeklickt worden ist. Des Weiteren kann mit dem Conversion-Tracking untersucht werden, ob eine vordefinierte Aktion (bspw. Kauf) durchgeführt worden ist. Hier finden Sie weitere Information zur Analyse durch CleverReach: https://www.cleverreach.com/de/funktionen/reporting-und-tracking/.

Als Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gilt Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie haben das Recht Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu müssen Sie den Newsletter abbestellen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Sollten Sie keine Datenanalyse wollen, müssen sie den Newsletter abbestellen. Dazu können Sie in den Newsletter Nachrichten jeweils den Link finden.

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden gespeichert und nach Abstellen des Newsletters von unseren Servern ebenso wie auch auf den Servern von CleverReach gelöscht. Daten, die Sie zu anderen Zwecken eingegeben haben, sind davon nicht berührt (bspw. Kundenkonto).

Näheres entnehmen Sie den Datenschutzbestimmungen von CleverReach unter: https://www.cleverreach.com/de/datenschutz/.

Teilnahme an Gewinnspielen

Im Rahmen von Gewinnspielen werden personenbezogene Daten erhoben. Die Einzelheiten hierzu, wie z.B. welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, finden Sie auf der Seite des jeweiligen Gewinnspiels.

Informationsmaterial/Werbung

Wir speichern Ihre Daten um Ihnen die gewünschten Informationsmaterialien zukommen lassen zu können. Als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zählt Ihre Einwilligung zur Zusendung von Werbung oder Informationsmaterial. (Art. 6 (1) a) DS-GVO)

Kontaktformular & Anfragen

Unsere Webseiten enthalten aufgrund von gesetzlichen Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu, sowie eine unmittelbare Kommunikation mit unserem Unternehmen ermöglichen. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit uns aufnimmt, werden die übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Dies gilt auch für telefonische Anfragen, hier werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Dies erfolgt für den Zweck der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme. Eine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte, ohne Zustimmung oder sonstiger rechtlicher Verpflichtung, schließen wir aus.

Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung von Zahlungen in Verbindung mit Speditionsaufträgen und sonstigen Dienstleistungen werden Zahlungsdaten wie Konto- oder Kreditkartendaten, Kontakt- und Identifizierungsdaten erhoben. Für die Autorisierung der Kreditkartenzahlung wird bei jedem Zahlungsvorgang die Prüfziffer abgefragt. Diese wird nicht gespeichert, sondern dient allein der Zahlungsabwicklung.

Videoüberwachung

Teile unserer Betriebstätten im nicht öffentlich zugänglichen Raum sind videoüberwacht. Dies gilt im Besonderen für die Zugänge und Rampen oder Bereiche, die auf Grund der Lagerung oder des Umschlags von besonders wertvollen Gütern besonders geschützt werden müssen.

Zwecke der Videoüberwachung sind regelmäßig die Wahrnehmung des Hausrechts; Aufklärung, Prävention und Verfolgung von Straftaten; Beweissicherung im Ereignisfall; Abwicklung von Versicherungsfällen und Reklamationen. Diese Videoüberwachung erfolgt regelmäßig unter Abwägung der berechtigten Unternehmensinteressen wie bspw. der Wahrung des Hausrechts oder der Verhinderungen von Straftaten und dem Schutz unserer Mitarbeiter, Kunden, Interessenten und sonstigen Vertragspartner. Sie dient keinesfalls der Verhalts- oder Leistungskontrolle. Videoüberwachte Bereiche sind per Hinweisschild besonders markiert. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 4 BDSG.

Online-Konferenzen, -Meetings und Events

Zur Teilnahme und Durchführung an und von Online Events wie bspw. Konferenzen, Tagungen, Besprechungen und Schulungen werden Daten der Teilnehmer verarbeitet. Bei den verarbeiteten Daten handelt es sich um Kontaktdaten und Identifizierungsdaten im Rahmen der Veranstaltungseinladung aber auch um technische Protokolldaten wie bspw. die IP Adresse während des Online Live Events.

Teilweise zeichnen wir Online Live Veranstaltungen auf, hierbei achten wir darauf, dass nur die Referenten und Moderatoren in Bild und Ton aufgezeichnet werden.

Um zu verhindern, dass andere Teilnehmer während der Veranstaltung Ihren Namen in der Besprechung sehen, empfehlen wir die Verwendung Ihrer Initialen. Weiterhin bitten wir sie keine vertraulichen Inhalte über die Chatfunktion innerhalb der Messenger- und Konferenz-Software zu teilen.

Im Rahmen von Online Events setzen wir teilweise vertragliche gebunden Dienstleister für einzelne Verarbeitungstätigkeiten, wie zur Bereitstellung der technischen Infrastruktur ein, die ist beispielsweise Microsoft Teams, unter anderem als Dienstanbieter für Messenger- und Konferenz-Software.

Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA; Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns, dass Sie sich für uns als möglichen Arbeitgeber interessieren. Der Schutz persönlicher Daten von Bewerbern*, Mitarbeitern und allen mit uns verbundenen Dritten ist uns besonders wichtig. Wir erheben und verarbeiten die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Bewerbungstool an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt.

Wir erfassen Ihre persönlichen Daten, die für das Bewerbungsverfahren relevant sind oder die Sie uns im Zuge des Bewerbungsverfahrens übermitteln (darunter zum Beispiel Nachname, Vorname, Anschrift, E-Mail, die Position, auf die Sie sich bewerben, und Angaben zu Ihrer persönlichen Bewerbung). Um Ihre Bewerbung sorgfältig zu beurteilen, benötigen wir eventuell auch zusätzliche Angaben, z.B. zu Ihrem bisherigen beruflichen Werdegang.

Im Fall einer Online-Bewerbung tragen Sie Ihre persönlichen Daten in die Online-Formulare ein oder senden uns diese per Mail und laden die zugehörigen Unterlagen hoch. Bei Bewerbungen über andere Kanäle erfassen wir die relevanten Informationen aus Ihrer Bewerbung und speichern Ihre Bewerbungsunterlagen in unserem System.

Sie können bei Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stelle oder auf die Teilnahme an einer Recruiting-Veranstaltung der Weitergabe Ihrer persönlichen Daten für andere in Betracht kommende Stellen im betreffenden oder in anderen Konzernunternehmen (national oder auch international) aktiv zustimmen. Stimmen Sie nicht zu oder widerrufen Sie diese Zustimmung, hat dies zur Folge, dass keine weitere Berücksichtigung der Bewerbung für andere Stellen erfolgen kann. Sie können Ihr Einverständnis zur Weitergabe jederzeit per Post an oben genannte Adresse oder per E-Mail an personal.zentrale@dbschenker.com widerrufen. Ein Widerruf der Einwilligung zur Weitergabe der Bewerbung hat die Folge, dass keine weitere Berücksichtigung der Bewerbung für andere Stellen erfolgen kann. Sollte Ihre Bewerbung für eine Prüfung bei einem weiteren Konzernunternehmen in Frage kommen und uns keine Einwilligung vorliegen, holen wir vor einer eventuellen Weitergabe Ihrer Daten, in jedem Fall, Ihre ausdrückliche Zustimmung ein.

Aufgrund der Organisationsstruktur unseres Unternehmens und je nachdem von Ihnen gewählten Bewerbungskanal kann Ihre Bewerbung von verschiedenen Stellen verarbeitet werden. In jedem Fall werden Ihre persönlichen Daten ausschließlich von der für die Stellenausschreibung zuständigen Gesellschaft und gegebenenfalls von Dienstleistern verarbeitet, die vertraglich gebunden und rechtlich verpflichtet sind die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Auf Grund der so genannten Antiterrorverordnungen EG -VO 2580/2001 und EG-VO - 881/2002 ist es uns untersagt mit Terrorismus verdächtigen Organisationen und Personen wirtschaftliche Beziehungen zu unterhalten. Um diese Verordnung zu erfüllen, sind wir verpflichtet, jeden zu einem Vorstellungsgespräch geladen Bewerber mit einer Sanktionsliste mit den terrorverdächtigen Personen und Organisationen abzugleichen. Dies geschieht selbstverständlich unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Kommt ein Anstellungsvertrag mit einem Bewerber zustande, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen drei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Falls Sie an einem unserer Assessment Center für unsere Dualen Studiengänge oder unser Traineeprogramm teilgenommen haben, speichern wir Ihr Ergebnis für die Dauer von maximal 12 Monaten.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, uns um die Löschung Ihrer Daten zu bitten. Wenn Sie die Löschung, unter Einhaltung der rechtlichen Aufbewahrungsfristen Ihrer Bewerberdaten wünschen, wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktadresse.

* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Formulierungen verzichtet. Alle Beschreibungen gelten jedoch für beide Geschlechter.

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses

A. Zwecke und Rechtsgrundlagen

1.        Ihre personenbezogenen Daten werden von Ihrem Arbeitgeber und den genannten Gesellschaften im Konzernverbund in allererster Linie zum Zweck der Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 b, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Für diesen Zweck sind diverse Erhebungen von personenbezogenen Daten erforderlich, zum Beispiel Ihrer Kontakt- und Personalstammdaten und von Angaben, die für Ihre Gehaltsabrechnung oder die Weitergabe an die Rentenversicherung erforderlich sind. Sofern sich dies aus Notwendigkeiten bei der Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses ergibt, haben Sie die Verpflichtung, die erforderlichen Angaben zu machen, und müssen anderenfalls damit rechnen, dass Personalprozesse nicht funktionieren oder auch zudem arbeitsrechtliche Sanktionen möglich sind. Für wichtige Bereiche, z. B. die Nutzung betrieblicher IT, sind speziellere Regelungen dazu und Rechtsgrundlagen in Betriebsvereinbarungen enthalten. Im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten insbesondere für die nachfolgend aufgeführten konkreteren Zwecke erhoben und verarbeitet – wobei wegen des Sachzusammenhangs auch solche Zwecke mit benannt werden, die ausschließlich oder teilweise auch von der Rechtsgrundlage einer Einwilligung abgedeckt werden (sie sind mit ** gekennzeichnet):

• Einstellung, Onboarding, Arbeitsplatzwechsel, Veränderung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Personaldatenverwaltung (Stammdatenverwaltung, Personalaktenführung u. ä.)
• Durchführung Ihres Arbeitsverhältnisses, z. B. Arbeitsorganisation, Ausstattung mit Arbeitsmitteln, Durchführung der Tätigkeit, Betreuung durch die Führungskraft
• Vergütung
• Gewährung von Vorteilen**, z. B. Firmenreisen, Wohnraum, Mietzuschüsse, Kinderbetreuung
• Urlaubsabwicklung; Arbeitszeitregelungen, Zeiterfassung, Auszeiten
• Qualifizierung, Weiterbildung und Entwicklung**
• Gesundheitsvorsorge und -untersuchungen, ggf. Tauglichkeit, Gesundheitsförderung und ggf. betriebliches Eingliederungsmanagement*
• Betriebliche Altersversorgung*.

1.        Bisweilen werden Ihre personenbezogenen Daten auch auf Grundlage von freiwillig schriftlich oder in Textform von Ihnen erteilten Einwilligungen erhoben (Art. 6 Abs. 1 a oder Art. 9 Abs. 2 a DSGVO, § 26 Abs. 2, 3 BDSG). Dies ist nur sehr ausnahmsweise der Fall, zum Beispiel im Rahmen freiwilliger Personalentwicklungsmaßnahmen, bei Fotoveröffentlichungen oder bei Zusatzangeboten zu Ihrem Vorteil, z. B. Kinderbetreuung oder Zusatzangeboten der betrieblichen Altersversorgung.

2.        Im Rahmen Ihrer Tätigkeit bei uns werden Ihre personenbezogenen Daten zudem auch aufgrund überwiegender berechtigter Unternehmensinteressen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO). Das ist zulässig, soweit in der konkreten Interessenabwägung mit den betroffenen Persönlichkeitsrechten der Beschäftigten die Unternehmensinteressen überwiegen. Dies kann insbesondere der Fall sein im Rahmen der Erfüllung betrieblicher Erfordernisse, z. B. im Rahmen von Videoüberwachung oder Zutrittskontrolle beim Zutritt zu unseren Gebäuden und dem Betriebsgelände, um die Sicherheit der Betriebsmittel und Beschäftigten zu schützen und das Hausrecht zu wahren. Auf dieser Rechtsgrundlage erfolgt zum Teil auch die bereits erwähnte Erhebung oder interne Weitergabe von personenbezogenen Daten im Konzern zur Erfüllung von Aufgaben zentraler Funktionen durch andere Konzernunternehmen zum Zweck einer effizienten Aufgabenwahrnehmung im Konzern, beispielsweise die Erhebung von Daten durch die zentrale Rechtsabteilung, wenn es um die Wahrung von Rechtsansprüchen geht.

3.        Im Rahmen Ihrer Beschäftigung bei einem uns erfolgen Erhebungen personenbezogener Daten durch den Arbeitgeber oder ein anderes Unternehmen des DB-Konzerns auch aufgrund anderer gesetzlicher Rechtsgrundlagen. Dies ist insbesondere der Fall, sofern personenbezogene Daten aufgrund rechtlicher Verpflichtungen, zum Beispiel steuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Art, erhoben und verarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Rechtspflicht nach europäischem oder nationalem Recht, z. B. gemäß Abgabenordnung oder Sozialgesetzbuch). Die gesetzliche Rechtsgrundlage für eventuelle Maßnahmen interner Sachverhaltsaufklärung ist § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG; hierzu gibt es im DB-Konzern zudem Regelungen in Betriebsvereinbarungen.

4.        Auch „besondere Kategorien von Daten“– das sind Gesundheitsdaten oder Daten über Ihre ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung – werden im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses möglicherweise erhoben. Für sie gilt: Ihre Erhebung und Verarbeitung unterliegen strengen Regeln. Sie dürfen nur auf Grundlage der in Art. 9 Abs. 2 DSGVO genannten Rechtsgrundlagen erhoben werden, z. B. auf Grundlage einer Einwilligung oder, falls das erforderlich ist, um Rechte(n) und Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes ausüben bzw. nachkommen zu können.

B.        Herkunft der Daten

Die Datenerhebung erfolgt zunächst auf Grundlage der von Ihnen selbst gemachten Angaben bei Begründung Ihres Beschäftigungsverhältnisses, insbesondere aus dem Personalfragebogen. Weitere personenbezogene Daten werden aufgrund Ihrer Auskünfte, Anträge und Mitteilungen im Laufe Ihres Beschäftigungsverhältnisses erhoben (z. B. Änderung des Familienstands, Angabe von geänderten Kontakt- oder Kontodaten), sowie im Rahmen Ihrer eigenen Tätigkeit, z. B. bei Verwendung von Arbeitsinstrumenten wie Dispositionssystemen, oder aufgrund von Angaben Ihrer Vorgesetzten oder Dritter im Zusammenhang mit Personalprozessen, in denen Ihre Daten jeweils zweckgebunden verarbeitet werden (z. B. Eingruppierung, Qualifizierung, Dokumentation Mitarbeitergespräch, Personalabrechnung, Zeiterfassung). Ferner werden bestimmte Angaben von einem Personaldatensystem zweckgebunden in weitere Personaldatensysteme transferiert (z. B. Angaben aus dem Identitätsmanagement über Schnittstellen an Systeme, die Sie nutzen oder die das Personalmanagement nutzt). Zudem erhalten wir personenbezogene Daten von Behörden, Sozialversicherungsträgern und ggf. anderen externen Dritten.

C.        Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Ihre Daten werden stets so lange aufbewahrt, wie es für die jeweiligen Zwecke erforder- lich ist, und anschließend unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfris- ten gelöscht bzw. nach Zweckerreichung für eine notwendige Aufbewahrungsfrist in der Verarbeitung beschränkt (d. h. gesperrt) und anschließend gelöscht. Hierfür werden jeweils differenzierte Löschkonzepte zugrunde gelegt.

D.        Wann werden Daten weitergegeben?

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit machen Sie Ihre personenbezogenen Daten für andere Beschäftigte im Rahmen der Zusammenarbeit zugänglich. Ihre personenbezogenen Daten werden in dem für die oben beschriebenen Zwecke erforderlichen Umfang zwischen einzelnen Fachabteilungen, Konzernunternehmen und Personalsystemen im DB-Konzern ausgetauscht. Ferner erfolgt, in dem für die Zweckerfüllung erforderlichen Umfang auf Grundlage gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Datensparsamkeit, eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an berechtigte externe Empfänger. Das sind z. B. externe Auftragnehmer, Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Banken, Versicherungen, Sozialeinrichtungen des DB-Konzerns oder Wirtschaftsprüfer. Hierbei kann es sich auch um Empfänger in anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) handeln, oder in seltenen Fällen, z. B. bei Entsendungen, um Empfänger in Ländern außerhalb EU/EWR. Im letzteren Fall erfolgt dies nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und ein angemessenes Datenschutzniveau beim Empfänger sichergestellt ist.

E.        Datenübersicht

Eine Übersicht der Kategorien der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten inklusive der Verfahren, den Zweck der Verarbeitung, Empfänger und zugriffsberechtigte Personen finden sie im Dokument 08 ZF015-Anlage Datenübersicht. Uns ist wichtig, dass wir Ihnen die Verarbeitung Ihrer Daten transparent darstellen. In welchem Umfang Daten über Sie erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, können Sie der Datenübersicht entnehmen.

Durchführung von Schulungen

Regelmäßig kommen für die Durchführung von Präsenzschulungen und Onlineschulungen externe Schulungen-/Weiterbildungsdienstleister zum Einsatz. Diese externen Partner erhalten im Vorfeld der Veranstaltung Teilnehmerlisten und erstellen im Nachgang die Teilnahmezertifikate. Grundsätzlich werden auch bei internen Schulungen Teilnehmerlisten erstellt, um Zertifikate auszustellen.

Für Veranstaltungen, die nicht in den eigenen Räumlichkeiten des Unternehmens stattfinden, sind unter Umständen die Buchung von Hotels und Veranstaltungsorten notwendig. Zur Buchung dieser Daten werden Daten der Teilnehmer im Vorfeld übermittelt.

Datenschutz bei Corona-Nachverfolgung

Unternehmen sind auf Grund ihrer Fürsorgepflicht und nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie dem Gesundheitsschutz verpflichtet, erforderliche Maßnahmen zu treffen, um die betriebliche Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Dieses umfasst auch die Pflicht des Arbeitgebers dafür zu sorgen, Beschäftigte vor einer Infektion durch eine erkrankte Person zu schützen. Dies umfasst nicht nur das Verhältnis des Unternehmens zu seinen Mitarbeitern, sondern auch zu ihren Kunden.

1.  Kategorien von personenbezogenen Daten

Zur Eindämmung der Pandemie und zum Schutz der Gesundheit unserer Mitarbeiter werden zum aktuellen Zeitpunkt folgende personenbezogene oder personenbeziehbare Daten von unseren Mitarbeitern erhoben:

• Name, Vorname
• Arbeitgeber
• Arbeitsplatz/Tischnummer/ Bereich/ Abteilung
• Telefonnummer/ Kontaktdaten
• Interne Kontaktpersonen
• Aufenthaltsbereiche innerhalb der Arbeitsstätte

2.     Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Datenerhebung erfolgt zum Zweck des Nachvollzugs von Infektionsketten im Zusammenhang mit Covid-19, gem. der Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und der Vorgaben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Corona-Pandemie. Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie aufgrund des Gesundheitsschutzes auch § 22 Abs. 1 (1) lit. c BDSG ist gegeben.

3.     Übermittlung von Daten an Dritte

Eine Übermittlung an das jeweils zuständige Gesundheitsamt der o.g. Daten erfolgt nur, sofern eine behördliche Anordnung oder sonstige Maßnahme vorliegt, die seitens der Behörde auf das Infektionsschutzgesetz gestützt wird. Ihre Daten werden ausschließlich in Fällen der oben genannten Rechtsgrundlagen an das zuständige Gesundheitsamt als Dritte weitergegeben.

 4.     Dauer der Speicherung

Die Daten werden für die Dauer von vier Wochen nach Ihrem letzten Aufenthalt aufbewahrt und im Anschluss datenschutzkonform gelöscht bzw. vernichtet.

Allgemeines zur Nutzung unserer Webseiten

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, die Werbung für diese zu optimieren, die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen dienen letztendlich dem Zweck, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Cookies

Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem PC abgelegt werden. Diese Cookies dienen dazu, dass unser Server Ihren Computer wiedererkennt und Ihnen die Navigation und die Verwendung unserer Webseiten erleichtert. Wir unterscheiden zwischen Cookies, die für die technischen Funktionen der Webseite zwingend erforderlich sind und solchen Cookies, die für die technische Funktion der Webseite nicht zwingend erforderlich sind. Die Nutzung unserer Webseiten ist generell ohne Cookies, die nicht technischen Zwecken dienen, möglich. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Ablehnung werblich genutzter Cookies weniger passgenaue und auf Ihre Interessen abgestimmte Werbung erhalten. Die Nutzung der Webseite bleibt aber in vollem Umfang weiterhin möglich.

Einstellungen im Browser zum Umgang mit Cookies

Sie können in Ihrem Browser die Nachverfolgbarkeit durch Cookies verhindern (Do-not-track, Tracking-Protection-List) bzw. das Speichern von Drittanbieter-Cookies untersagen. Außerdem empfehlen wir Ihnen eine regelmäßige Kontrolle der gespeicherten Cookies vorzunehmen. Auf den angegebenen Seiten sehen Sie, wie Sie die Einstellungen in Ihrem Browser ändern können:

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• Safari: https://support.apple.com/kb/PH21411?locale=de_DE
• Opera: http://www.opera.com/browser/tutorials/security/privacy/
• Do-not-track: https://support.mozilla.org/de/kb/wie-verhindere-ich-dass-websites-mich-verfolgen
• Tracking-Protection-List: https://www.sit.fraunhofer.de/de/tpl/

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Einsatz von Matomo (ehemals Piwik)

Wir nutzen den Analysedienst Matomo (ehemals Piwik) auf unserer Webseite, um die Nutzung unserer Webseite analysieren und regelmäßig verbessern zu können. Über die gewonnenen Statistiken können wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten. Über kleine Textdateien (Cookies) werden Daten darüber gespeichert, wie Sie unsere Webseite nutzen, worunter auch die IP-Adresse fällt. Diese Daten werden anonymisiert und auf unseren Servern gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Nutzung von Matomo ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

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Social Plugins und Embeded Content

Unsere Seiten enthalten Plugins von sozialen Netzwerken, mit denen Sie unsere Inhalte weiterempfehlen können. Hierdurch bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit sozialen Netzwerken und anderen Nutzern zu interagieren.

Beim Besuch unserer Webseiten finden Sie teilweise anstelle der tatsächlichen Social Plugins ausgegraute Bilder der jeweiligen Funktionen vor, da diese beim Laden der Webseite noch nicht aktiviert sind. Durch Anklicken des Bildes wird das Plugin aktiviert und Sie werden zum jeweiligen sozialen Netzwerk weitergeleitet. Für den in diesem Moment entstehenden Datenfluss ist das jeweilige soziale Netzwerk verantwortlich. Als Anbieter unserer Seiten haben wir keine Kenntnis vom Inhalt der durch das soziale Netzwerk verarbeiteten Daten und des Verarbeitungsvorgangs. Rechtsgrundlage für die Nutzung des Plugins ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Eine Übersicht und Herkunft über die durch Shariff-Lösung aktivierbaren Social Plugins finden Sie hier:

• Social Plugins von Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland Die Datenschutzrichtlinie von Facebook finden Sie unter: https://www.facebook.com/privacy/explanation
• Social Plugins der Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07 IRELANDDie Datenschutzerklärung von Twitter finden Sie unter: ttps://twitter.com/de/privacy.
• Social Plugins von Instagram Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USADie Datenschutzerklärung finden Sie unter: https://help.instagram.com/155833707900388
• Social Plugins von Google+ ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.Die Datenschutzerklärung finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de
• Social Plugins von LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court Mountain View, CA 94043, USADie Datenschutzerklärung finden Sie unter: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=organization-guest_footer-privacy-policy
• Social Plugins von XING SE, Dammtorstraße 30, 20354 Hamburg, DeutschlandDie Datenschutzerklärung finden Sie unter: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

Embeded Content/YouTube

Wir sind daran interessiert, Ihnen ein breit gefächertes, multimediales Informationsangebot bereitzustellen. So werden zum Beispiel auf unseren Webseiten Videos von YouTube eingebunden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei Besuch der Seiten finden Sie einen Link vor, mit Anklicken des Links zum Abspielen des Videos verlassen Sie unsere Seite und werden an Youtube weitergeleitet. Hierbei setzt Google als Betreiber von Youtube Cookies und Pixel-Tags zur Personalisierung von Werbung und Suchergebnissen ein. Für diese Datenverarbeitung ist ausschließlich Google als Betreiber von Youtube verantwortlich. Welche Daten hierbei verarbeitet werden, entzieht sich unserer Kenntnis und Einflussnahme. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/