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BEDARF AN ZOLLTHEMEN

In einer Welt, in der viele Unternehmen grenzüberschreitend agieren, sind Compliance-Anforderungen entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren. Eine zentrale Maßnahme, die in diesem Zusammenhang immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist das Sanktionslistenscreening. Doch warum ist dieses Screening so wichtig? Wie sollte es in Unternehmen idealerweise umgesetzt werden? Welche Geschäftspartner sollten gegen welche Listen überprüft werden? Und welche Konsequenzen drohen, wenn Unternehmen darauf verzichten?

Was ist Sanktionslistenscreening?

Beim Sanktionslistenscreening prüfen Unternehmen, ob ihre Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten oder andere Vertragspartner) auf verschiedenen Sanktionslisten aufgeführt sind. Diese Listen werden von Regierungen und supranationalen Organisationen (z.B. der EU oder den Vereinten Nationen) erstellt und enthalten Namen von Personen, Unternehmen und Organisationen, gegen die Handelssanktionen verhängt wurden. Häufig handelt es sich dabei um Akteure, die mit illegalen Aktivitäten wie Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche oder schweren Menschenrechtsverletzungen in Verbindung gebracht werden.

Was bedeutet eine Listung auf einer Sanktionsliste?

Die Aufnahme einer Person oder eines Unternehmens in eine Sanktionsliste hat weitreichende Konsequenzen. Unternehmen dürfen solchen Personen weder direkt noch indirekt wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Konkret bedeutet dies, dass alle Arten von Geschäften oder Transaktionen, die diesen Personen zugute kommen, verboten sind. Dazu gehören insbesondere

• Direktgeschäfte: Es ist verboten, Waren oder Dienstleistungen an sanktionierte Personen oder Unternehmen zu verkaufen oder von ihnen zu beziehen.

• Indirekte Unterstützung: Auch indirekte Unterstützung, z.B. durch Geschäftspartner oder Dritte, ist verboten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass keine Gelder, Waren oder Dienstleistungen über andere Kanäle an sanktionierte Akteure gelangen.

Warum ist Sanktionslistenscreening so wichtig?

Die Prüfung von Sanktionslisten ist für Unternehmen unerlässlich, um schwerwiegende rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden. Internationale und nationale Sanktionen sollen illegale Aktivitäten wie Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche oder Menschenrechtsverletzungen verhindern. Sobald ein Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu sanktionierten Personen, Unternehmen oder Organisationen aufnimmt, drohen empfindliche Strafen. Neben finanziellen Sanktionen drohen auch strafrechtliche Konsequenzen und ein erheblicher Reputationsverlust. Mit dem Screening schützen Unternehmen sich und ihre Geschäftspartner vor unbeabsichtigten Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften.

Insbesondere für Unternehmen mit zollrechtlichen Bewilligungen, z.B. der vereinfachten Zollanmeldung ("Zugelassener Ausführer"), spielt das Screening zudem eine zentrale Rolle, um die mit der Bewilligung verbundenen Verpflichtungen gegenüber den Bewilligungsbehörden zu erfüllen.

Wie sollte Sanktionslistenscreening in Unternehmen umgesetzt werden

Eine allgemeingültige Lösung für die Durchführung eines Sanktionslistenscreenings gibt es nicht. Dazu ist jedes Unternehmen zu unterschiedlich und muss individuell betrachtet werden. Dazu ist eine detaillierte Risikoanalyse notwendig.

Um das Sanktionslistenscreening effizient und regelkonform durchzuführen, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Einsatz automatisierter Prüfungs-Tools: Manuelle Prüfungen sind unzuverlässig und ineffizient. Unternehmen sollten moderne Softwarelösungen einsetzen, die automatisch und kontinuierlich alle relevanten Sanktionslisten mit den Geschäftspartnerdaten abgleichen. Diese Tools sind in der Lage, regelmäßig aktualisierte Sanktionslisten zu integrieren und bieten eine zuverlässige Prüfung, ohne potenziell risikobehaftete Geschäfte zu übersehen.

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Ein einmaliges Screening reicht nicht aus, da sich Sanktionslisten häufig und kurzfristig ändern. Unternehmen sollten sicherstellen, dass Geschäftspartner regelmäßig überprüft werden, insbesondere bei langfristigen Partnerschaften. Ein automatisiertes System stellt sicher, dass Änderungen zeitnah erkannt und notwendige Maßnahmen schnell ergriffen werden können.

• Dokumentation der Prozesse: Um bei Audits durch Behörden auf der sicheren Seite zu sein, sollten alle Screening-Ergebnisse und getroffenen Maßnahmen ordnungsgemäß dokumentiert und archiviert werden. Diese Nachweise sind notwendig, um im Falle von Verstößen die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen belegen zu können.

• Mitarbeiterschulungen: Alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind regelmäßig über die Exportkontrollvorschriften und den korrekten Umgang mit dem Sanktionslistenscreening zu schulen. Dies betrifft insbesondere Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf und Exportmanagement. Die Schulungen stellen sicher, dass das Bewusstsein für die Bedeutung des Screenings im gesamten Unternehmen verankert wird.

Was bedeutet "regelmäßige" Überprüfung?

Grundlage für diese Entscheidung sollte eine Analyse der eigenen Geschäftspartnerstrukturen auf Basis der notwendigen Risikoanalyse im Rahmen eines internen Kontrollprogramms sein. Handelt es sich um B2B- oder B2C-Geschäft? Habe ich viele Einmalkunden oder langfristige Partnerschaften mit bekannten Großkonzernen? Wie lange dauert es von der Angebotsabgabe bis zur schlussendlichen Lieferung?

Hier ist es wichtig, dass Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden.

Wie oft überprüfe ich meine Geschäftspartner gegen Sanktionslisten?

• Die zu überprüfenden Sanktionslisten werden regelmäßig aktualisiert, so dass jederzeit weitere Personen aufgenommen werden können. Entsprechend muss in Ihrem Unternehmen entschieden werden, wie oft Geschäftspartner überprüft werden sollen. Muss dies täglich geschehen? Reicht eine monatliche Überprüfung? Ist vielleicht sogar eine Prüfung im jährlichen Turnus ausreichend? Bei Geschäften mit ständig wechselnden Geschäftspartnern empfiehlt es sich, ein Sanktionslistenscreening bei jeder Transaktion durchzuführen. Ist der Kern der Geschäftspartner stabil und handelt es sich z.B. um Großkonzerne, kann die Prüfung ggf. nur in festgelegten Intervallen erfolgen.

Welche Events oder Belege dienen als Trigger für den Start einer erneuten Überprüfung?

• Ob ein Sanktionslistenscreening in der Angebotsphase, der Auftragsbestätigung, bei der Erstellung des Lieferscheins oder Rechnung oder erst kurz vor Auslieferung erfolgen sollte, ist ebenfalls von Unternehmen zu Unternehmen individuell zu bewerten. Hierbei spielt es unter Anderem eine Rolle, wie groß die Zeiträume zwischen Angebot, Auftrag und schlussendlicher Lieferung sind, da sich in der Zwischenzeit Änderungen an den Sanktionslisten ergeben haben könnten. Ebenfalls sollte insbesondere bei kostenintensiven Eigenproduktionen verhindert werden, dass erst bei Auslieferung ein möglicher Sanktionslistentreffer erkannt wird, der eine Auslieferung verhindert.

Konsequenzen bei Verstößen

Unternehmen, die kein effektives Sanktionslistenscreening durchführen, müssen mit massiven Konsequenzen rechnen:

• Hohe Geldstrafen: Die Bußgelder, die bei Verstößen gegen die Sanktionsbestimmungen verhängt werden, können in die Millionen gehen.

• Reputationsschaden: Negative Berichterstattung über Verstöße gegen Sanktionsvorschriften kann den Ruf eines Unternehmens erheblich schädigen und das Vertrauen von Kunden und Investoren zerstören.

• Verlust der ZA-Bewilligung: Für Unternehmen, die als "Zugelassener Ausführer" tätig sind, kann ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten zum Verlust der Bewilligung führen. Dies bedeutet, dass der eigene Exportprozess erheblich behindert wird.

• Strafrechtliche Konsequenzen: Schwerwiegende Verstöße können auch strafrechtliche Konsequenzen bis hin zu Haftstrafen für die verantwortlichen Personen nach sich ziehen.

Fazit

Obwohl die meisten Unternehmen Ihre Geschäftspartner jahrelang screenen, ohne dabei einen echten Treffer zu entdecken, sollte ein Sanktionslistenscreening unbedingt durchgeführt werden.

Gerade in Zeiten, in denen Compliance-Verstöße schwerwiegende Folgen haben können, ist ein funktionierendes Sanktionslistenscreening für Unternehmen ein Muss. Es schützt nicht nur vor hohen Strafen und Reputationsverlust, sondern trägt auch dazu bei, verantwortungsvoll und nachhaltig zu wirtschaften. Durch den Einsatz geeigneter Systeme und die Etablierung klarer Prozesse können Unternehmen mit geringem Aufwand sicherstellen, dass sie jederzeit den Überblick über ihre Geschäftspartner behalten und das Risiko von Sanktionen minimieren.

Kostenlose Veranstaltung "customsSYNC: Stammdatenharmonisierung für eine effiziente Zollabfertigung"

Wenn Sie mehr über Themen der Exportkontrolle erfahren möchten, schauen Sie gerne einmal in unser Schulungsprogramm.

Ihre zuverlässige Zollagentur - SW Zoll-Beratung GmbH
ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

Am 11. September 2024 fand unsere mit Spannung erwartete Veranstaltung „CustomsSYNC - Stammdatenharmonisierung für eine effiziente Zollabwicklung“ erfolgreich statt. Zahlreiche Teilnehmer aus den unterschiedlichsten Branchen und Regionen Deutschlands und der Schweiz kamen zusammen, um sich über die Anforderungen sowie Entwicklungen und Herausforderungen im Umgang mit zollrelevanten Stammdaten zu informieren.

Geballtes Expertenwissen

Die Veranstaltung bot interessante Fachvorträge von Experten, die den Teilnehmern Einblicke in die gesetzlichen Anforderungen, aber auch in die Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten durch gute Stammdaten gaben und so zu einem ganzheitlichen Verständnis des Themas führten.

Positive Rückmeldungen

Die Resonanz auf die Veranstaltung war sehr positiv. Viele Teilnehmer äußerten sich begeistert über die praxisnahen Inhalte und die Möglichkeit, ihr Wissen zu erweitern. Die gewonnenen Erkenntnisse werden den Unternehmen helfen, ihre Zollprozesse weiter zu verbessern und auf zukünftige Herausforderungen optimal vorbereitet zu sein.

Wir möchten uns an dieser Stelle bei allen Teilnehmern und vor allem bei allen Referenten, die zum Gelingen dieser Veranstaltung beigetragen haben, herzlich bedanken. Ihre Unterstützung und Ihr Engagement machen solche Veranstaltungen erst möglich.

Verpassen Sie nicht unsere nächsten Veranstaltungen!

Wenn Sie sich für zukünftige Schulungen und Veranstaltungen interessieren, besuchen Sie unsere Website regelmäßig, um sich über kommende Termine zu informieren. Wir würden uns freuen, Sie bei einer unserer nächsten Veranstaltungen begrüßen zu dürfen!

Vorträge

Relevanz von Stammdaten – ein Überblick
Tim Mayer | VP Training & Consulting | SW Zoll-Beratung GmbH

Umgang mit neuen Daten im Bezug auf CBAM
Hendrik Schuldt | Geschäftsführer | carboneer Ltd 

Sichere Übertragung und Verwaltung sensibler Daten im grenzüberschreitenden Warenverkehr – Herausforderungen, Risiken und Cybercrime-Bedrohungen
Patrick Müller | Mr. 01 Analytics

Stammdatenmanagement im Unternehmen als Grundlage für eine KI-gestützte Tarifierung – Projektbericht
Leonie Althaus | Co-Founder & CEO | Traide AI GmbH
Kai Rohde | Head of Logistics & Export processing | MINDA Industrieanlagen GmbH

Einrichtung eines vollautomatisierten IKS auf Grundlage guter Stammdaten
Maren Schlechter | Key Account Manager | caseware

Pläne zur Zollrechtsreform der EU – Herausforderungen an das Stammdatenmanagement im Unternehmen
Andreas Beckmann | AWB Steuerberatungsgesellschaft

Zum Teilen und Nachlesen

• Präsentation Patrick Müller: Sichere Übertragung und Verwaltung von Daten im grenzüberschreitenden Warenverkehr (3,73 MB)
• Präsentation Maren Schlechter: Einrichtung eines vollautomatisierten IKS auf Grundlage guter Stammdaten (2,6 MB)
• Präsentation Andreas Beckmann: EU Data Hub - MRA Digitalisierung im Zollwesen (1,51 MB)
• Präsentation Leonie Althaus: TraideAI (6,65 MB)
• Präsentation SW Zoll: Relevanz von Stammdaten - ein Überblick (2,44 MB)
• Präsentation Kai Rohde: Projektbericht zur Einführung von TraideAI (1,54 MB)
• Hendrik Schuldt: Umgang mit neuen Daten im Bezug auf CBAM (4,26 MB)

Ihre zuverlässige Zollagentur - SW Zoll-Beratung GmbH
ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung

In der heutigen globalisierten Welt stehen international tätige Unternehmen vor einer Vielzahl komplexer Herausforderungen. Eine davon ist die zollrechtliche Präferenzbehandlung von Waren, die durch die Ermittlung des präferenziellen Warenursprungs ermöglicht wird.

Aber lohnt sich der Aufwand wirklich oder ist es eine bürokratische Last, die man getrost ignorieren kann?

Was bedeuten Präferenzen?

Präferenzen sind ein Instrument, das es Unternehmen ermöglicht, von ermäßigten Zollsätzen oder sogar Zollfreiheit zu profitieren, wenn sie nachweisen können, dass ihre Waren bestimmten Ursprungsregeln entsprechen. Diese Regeln sind in Freihandels- und Präferenzabkommen zwischen verschiedenen Staaten oder Staatengruppen festgelegt.

Schon mit WuP online vertraut? Es schadet nie ein Blick auf die offizielle Seite des Zolls zu werfen.

Zollrechtliche Vorteile: Einsparungen, die sich lohnen

Der offensichtlichste Vorteil sind die Zollvergünstigungen, die ein Unternehmen beim Import durch die Präferenzbehandlung seiner Waren erhalten kann. Wenn die Waren die entsprechenden Ursprungsregeln erfüllen, können Unternehmen von deutlich reduzierten Zollsätzen profitieren, in der Regel sogar von einer vollständigen Zollbefreiung. Diese Einsparungen können je nach Warenart, Volumen und Bestimmungsland erheblich sein und somit finanziell von großer Bedeutung sein.

Ein Beispiel: Wenn ein deutsches Unternehmen Waren in ein Drittland exportiert, mit dem die EU ein Präferenzabkommen geschlossen hat, und diese Waren den Ursprungsregeln des Abkommens entsprechen, kann der Kunde im Bestimmungsland die anfallenden Zollkosten erheblich reduzieren. Dies ist besonders in wettbewerbsintensiven Branchen relevant, in denen jeder eingesparte Cent zählt.

Wettbewerbsvorteile: Stärkung der Marktposition

Neben den direkten finanziellen Einsparungen bieten präferenzielle Zollsätze auch strategische Wettbewerbsvorteile. Unternehmen, die in der Lage sind, ihre Produkte präferenzbegünstigt auf den internationalen Märkten anzubieten, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten, die diese Möglichkeit nicht nutzen. Gerade in hart umkämpften Märkten kann dies den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Der Aufwand: Ein nicht zu unterschätzendes Hindernis

Die Ermittlung der Präferenzen ist jedoch kein Selbstläufer. Vor allem bei Eigenfertigungen ist das Ermittlungsverfahren oft komplex und zeitaufwändig. Unter anderem müssen Unternehmen den Ursprung der einzelnen Bestandteile ihrer Produkte durch geeignete Vorpapiere (z.B. Lieferantenerklärungen) detailliert nachweisen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten und eine sorgfältige Dokumentation, um sicherzustellen, dass alle relevanten Ursprungsregeln eingehalten werden.

Darüber hinaus ist es notwendig, sich ständig über Änderungen der Handelsabkommen und Ursprungsregeln sowie der eigenen Lieferketten und Produktionsschritte auf dem Laufenden zu halten. Fehler bei der Präferenzkalkulation können schwerwiegende Folgen bis hin zu Zollnachzahlungen, Bußgeldern und sogar strafrechtlichen Konsequenzen haben. Auch der organisatorische Aufwand ist nicht zu unterschätzen, da in der Regel mehrere Abteilungen eines Unternehmens in den Prozess eingebunden werden müssen.

Fazit: Eine Frage des Einzelfalls

Ob sich der Aufwand einer Präferenzkalkulation lohnt, hängt stark von mehreren Faktoren ab, die von Fall zu Fall unterschiedlich gewichtet werden können. Nachfolgend sind die wichtigsten Aspekte aufgeführt, die bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden sollten:

• Zollsatz und Preise: Je höher der reguläre Zollsatz, desto größer ist das Einsparpotenzial durch die präferenzielle Zollbehandlung. Sind die Zollkosten hoch, können selbst geringe Einsparungen einen erheblichen Einfluss auf die Rentabilität eines Unternehmens haben.

• Komplexität der Produktionsprozesse: Unternehmen mit komplexen Produktionsprozessen und zahlreichen Partnern in der Lieferkette müssen oft einen erheblichen Aufwand betreiben, um die Herkunft jedes einzelnen Bauteils zu dokumentieren. Dieser Aufwand kann die potenziellen Vorteile der Präferenzkalkulation in bestimmten Fällen relativieren, insbesondere wenn die Produktionsprozesse eine große Anzahl von Komponenten aus verschiedenen Ländern umfassen.

• Anzahl der Vormaterialien: Je mehr Vormaterialien in einer Ware verarbeitet werden, desto komplizierter wird die Präferenzkalkulation. Jedes Vormaterial muss geprüft und seine Ursprungseigenschaft nachgewiesen werden. Dies kann den administrativen Aufwand erheblich erhöhen und erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten.

• Beschaffbarkeit von Präferenznachweisen: Ein weiterer kritischer Faktor ist die Verfügbarkeit und Qualität der Präferenznachweise der Lieferanten. Wenn Lieferanten Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Nachweise zu erbringen, kann dies den gesamten Kalkulationsprozess verzögern oder sogar unmöglich machen. Unternehmen, die auf eine Vielzahl von Lieferanten angewiesen sind, müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig und korrekt vorliegen.

Hilfreiche Informationen zu Ihren Waren können Sie über den EZT online erhalten.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass sich der Aufwand für die Präferenzkalkulation in einigen Fällen lohnen kann, während er in anderen Situationen den potenziellen Nutzen übersteigt. Jedes Unternehmen sollte eine sorgfältige Abwägung dieser Faktoren vornehmen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite, um gemeinsam zu ermitteln, ob die Präferenzkalkulation für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und wie Sie diese optimal umsetzen können.

Ihre zuverlässige Zollagentur - SW Zoll-Beratung GmbH
ein Unternehmen der DB Schenker Group

Autor: Tim Mayer - Leiter Training & Beratung